Zarządzenie Nr W.120.21.2021 Wójta Gminy Lipno z dnia 15 października 2021 r,. w sprawie zasad ewidencji, prowadzenia ksiąg rachunkowych, obiegu dokumentów, procedury kontroli finansowej oraz rozliczania środków w związku z realizacją projektu
ZARZĄDZENIE NR W.120.21.2021
WÓJTA GMINY LIPNO
z dnia 15 października 2021 r.
w sprawie zasad ewidencji, prowadzenia ksiąg rachunkowych, obiegu dokumentów, procedur kontroli finansowej oraz rozliczania środków w związku z realizacją projektu pn.: „Rozwój usług opieki nad dziećmi do lat 3 w gminie Lipno”
Na podstawie:
1. Art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.).
2. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 poz. 342).
3. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U z 2014 r. poz. 1053 ze zm.).
4. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013r., str. 320 z późn. zm.), zwanego dalej "rozporządzeniem 1303/2013" wraz ze zmianami oraz z odpowiednimi rozporządzeniami wykonawczymi.
5. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 470, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem 1304/2013” wraz ze zmianami oraz z odpowiednimi rozporządzeniami wykonawczymi.
6. Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) nr 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. ustanawiającego zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w zakresie szczegółowych uregulowań dotyczących transferu wkładów z programów i zarządzania nimi, przekazywania sprawozdań z wdrażania instrumentów finansowych, charakterystyki technicznej działań informacyjnych i komunikacyjnych w odniesieniu do operacji oraz systemu rejestracji i przechowywania danych (Dz. Urz. UE L 223 z 29.07.2014, str. 7), zwanego dalej "rozporządzeniem 821/2014".
7. Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U z 2020 r., poz. 818 z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą wdrożeniową".
8. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 305 ze zm.).
9. Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020 przyjętego Uchwałą nr 176/2015 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 27 stycznia 2015 r. w sprawie przyjęcia Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020 ze zm. oraz zatwierdzonego Decyzją Wykonawczą Komisji Europejskiej nr C(2014) 10153 z dnia 17 grudnia 2014 r..
10. Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.), zwanej dalej „ustawą PZP”.
zarządza się, co następuje:
§ 1. 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o, należy przez to rozumieć:
1) Programie – Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata 2014-2020,
2) Projekcie - przedsięwzięcie szczegółowo określone we wniosku o dofinansowanie nr RPWP.06.04.01-30-0014/20, zwanym dalej "Wnioskiem", stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy,
3) Umowie – umowę o dofinansowanie Projektu w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020 zawartą pomiędzy Zarządem Województwa Wielkopolskiego, a Gminą Lipno,
4) Beneficjencie - Gminę Lipno,
5) Jednostce organizacyjnej gminy realizującej Projekt - Urząd Gminy Lipno,
6) Okresie realizacji Projektu: okres zgodnie z umową nr RPWP.06.04.01-30-0014/20-00 § 3 ust.1,
7) Kosztach bezpośrednich - koszty kwalifikowalne poszczególnego zadania realizowanego przez Beneficjenta w ramach Projektu, które są bezpośrednio związane z danym zadaniem, w rozumieniu wytycznych w zakresie kwalifikowalności,
8) Kosztach pośrednich - koszty administracyjne związane z obsługą Projektu w rozumieniu wytycznych w zakresie kwalifikowalności,
9) Wydatkach kwalifikowalnych - wydatki uznane za kwalifikowalne, zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności. W realizowanym przez Gminę Lipno Projekcie wydatki zostały podzielone na kwalifikowalne i niekwalifikowalne,
10) Kontroli dokumentów księgowych - kontrolę polegającą na sprawdzeniu i zbadaniu ich: legalności, rzetelności, prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach:
a) kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości oraz czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującymi przepisami,
b) kontrola finansowo - rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera dane wynikające z ustawy o rachunkowości.
11) Fakturach VAT - faktury służące do udokumentowania zakupu (dostawy) i rozliczeń z dostawcą. Dostawca będący podatnikiem podatku VAT ma obowiązek wystawienia na rzecz nabywcy fakturę VAT. Wzór faktury VAT wynika z wewnętrznych przepisów podmiotów je wystawiających,
12) Fakturach korygujących VAT - Faktury, które służyć będą do korekty błędów w fakturze VAT. Jej wzór uzależniony jest od wewnętrznych przepisów dostawcy.
13) Nocie korygującej - zewnętrznej - dokument wystawiany w celu wstępnego sprostowania błędów wynikających z dokumentów — uprzednio już przejętych przez gminę.
14) Poleceniu księgowania - dokument wewnętrzny wystawiany przez pracownika urzędu gminy Lipno dokonującego zapisów na kontach księgowych. Służyć będzie do księgowania sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów.
15) Dokumentach o równoważnej wartości dowodowej - należy przez to rozumieć np.:
a) rachunek uproszczony - służy do udokumentowania zakupu u dostawcy niebędącego podatnikiem podatku VAT. Wzór rachunku uproszczonego wynikać będzie z wewnętrznych przepisów dostawcy;
b) przyjęcie środka trwałego „OT” - służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Jest podstawą do przeksięgowania kosztów inwestycji na środki trwałe.
16) Pozostałej korespondencji dotyczącej realizowanego Projektu - należy przez to rozumieć, sporządzane protokoły: przekazania, odbioru lub rozbieżności, a także korespondencję z wykonawcami w trakcie realizacji Projektu.
17) Potwierdzaniu dowodów za zgodność z oryginałem – pisemne upoważnienie Wójta do stwierdzania zgodności kserokopii dokumentów z oryginałem, wyrażone w zarządzeniu.
18) Liście płac - rodzaj dokumentu księgowego stosowany w rachunkowości potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami opłacanymi zarówno przez pracodawcę jak i pracownika.
§ 2. 1. Beneficjentem dofinansowania jest Gmina Lipno, a jednostką obsługującą realizację Projektu - Urząd Gminy Lipno.
2. Na poziomie „Organu” tj. gminy Lipno do celu obsługi Projektu służyć będzie wyodrębniony rachunek bankowy nr: 03 9043 1083 2029 0045 9169 0021.
§ 3. 1. Za prawidłową realizację Projektu zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie nr RPWP.06.04.01–30-0014/20-00 w ramach Osi Priorytetowej 6 „Rynek pracy”, działania 6.4 „Wsparcie aktywności zawodowej osób wyłączonych z rynku pracy z powodu opieki nad małymi dziećmi” Poddziałanie 6.4.1. „Wsparcie aktywności zawodowej osób wyłączonych z rynku pracy z powodu opieki nad małymi dziećmi” WRPO na lata 2014–2020 odpowiedzialni są:
1) Wójt Gminy Lipno za:
a) Umowy z wykonawcą,
b) Wybór wykonawcy,
c) Pisma wychodzące,
d) Stwierdzenie za zgodność kserokopii z oryginałem,
e) Akceptowanie płatności,
f) Zatwierdzanie do wypłaty.
2) Sekretarz Gminy - pełen zakres obowiązków Wójta podczas jego nieobecności.
3) Skarbnik Gminy za:
a) Zabezpieczenie w budżecie gminy środków finansowych na sfinansowanie Projektu,
b) Składanie podpisu na wszelkich dokumentach wymagających kontrasygnaty Skarbnika Gminy,
c) Pobieranie, gromadzenie i dokonywanie wydatków ze środków publicznych, a także ich zwrotu na zasadach określonych w umowie na realizację Projektu.
4) Kierownik Referatu Księgowości Oświatowej - pełen zakres obowiązków Skarbnika Gminy podczas jego nieobecności.
5) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej za:
a) Opis księgowy wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu,
b) Przykładanie pieczęci i kontrola podpisów,
c) Przygotowanie faktur do zatwierdzenia,
d) Przygotowanie przelewów w systemie elektronicznym lub ręcznie,
e) Sprawdzenie i podpisanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym,
f) Sprawdzanie prawidłowości terminów i kwot przekazywania środków z rachunku budżetu.
6) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej (jst) za:
a) Dekretacja faktur wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu,
b) Ewidencja dokumentów w systemie księgowym,
c) Przechowywanie dokumentów,
d) Przygotowywanie informacji/wydruków/ do celów sprawozdawczych.
7) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej (organ) i księgowości analitycznej za:
a) Dekretacja środków wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu w organie w zakresie dochodów i wydatków,
b) Ewidencja dokumentów ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu w systemie księgowym w zakresie organu,
c) Przygotowywanie informacji/wydruków/ do celów sprawozdawczych.
8) Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego za:
a) Przygotowywanie wniosków: o zmianę umowy, o płatność,
b) Systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji Projektu zgodnie z założonym harmonogramem oraz niezwłoczne informowanie Wójta o zaistniałych nieprawidłowościach,
c) Przygotowywanie i przekazywanie do Zarządu Województwa Wielkopolskiego wszelkich dokumentów i informacji wynikających z podpisanej umowy oraz dokumentów i wyjaśnień, których zażąda Zarząd Województwa Wielkopolskiego. Uzgadnianie z Zarządem Województwa Wielkopolskiego wszelkich rozbieżności w stosunku do podpisanej umowy, które pojawią się w trakcie realizacji Projektu,
d) Sprawdzanie faktur VAT, faktur korygujących pod względem merytorycznym,
e) Opisywanie faktur VAT, faktur korygujących,
f) Podział kosztów na kwalifikowalne i niekwalifikowalne (w tym bezpośrednie i pośrednie), wraz ze wskazaniem kwoty środków dofinansowania z WRPO, wkładu własnego Gminy i środków poza projektem,
g) Obsługa SL2014 – aplikacja Główna centralnego systemu teleinformatycznego do rozliczenia Projektu i komunikacji z Zarządem Województwa Wielkopolskiego WRPO 2014+,
h) Redagowanie pism oraz prowadzenie wszelkiej korespondencji z wykonawcami zamówień.
9) Pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych za:
a) Dokumentację procedury przetargowej.
10) Pracownik na stanowisku ds. obsługi Rady Gminy za:
a) Akceptowanie płatności,
b) Zatwierdzenie do wypłaty.
11) Pracownik na stanowisku ds. płac za:
a) Sporządzanie list płac w systemie płacowym wraz z przygotowaniem dokumentów do zatwierdzenia,
b) Sprawdzanie i podpisywanie list płac pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym,
c) Przygotowanie przelewów w systemie bankowości elektronicznej,
d) Przygotowanie dokumentów do ewidencji w systemie księgowym,
e) Przechowywanie dokumentów,
f) Pełen zakres obowiązków pracownika na stanowisku ds. księgowości budżetowej podczas jego nieobecności.
§ 4. Ustalam następujący obieg dokumentów:
1. Wykonawca zadania składa faktury VAT i pozostałą korespondencję dotyczącą realizowanego zadania w Sekretariacie Urzędu Gminy Lipno, który dokonuje jej rejestracji. Odcisk pieczęci wpływu na fakturach VAT należy przykładać na licu faktury w miejscu wolnym od jakichkolwiek zapisów.
2. Pozostałą korespondencję w sprawach dotyczących realizacji Projektu pracownik Sekretariatu Urzędu Gminy Lipno przekazuje Sekretarzowi Gminy, który ją kieruje do osób odpowiedzialnych za realizację Projektu wymienionego w zarządzeniu.
3. Faktury VAT, faktury korygujące lub noty korygujące, są przekazywane Skarbnikowi Gminy, który sprawdza, czy przedłożone dokumenty spełniają wymogi określone w aktualnych przepisach prawa. Jeżeli faktura VAT, faktura korygująca lub nota korygująca:
a) nie zostały wystawione prawidłowo zostają one zwrócone wykonawcy do poprawienia poprzez odesłanie z pismem wyjaśniającym przyczyną zwrotu, a fakt zwrotu w formie listu poleconego za dowodem doręczenia odnotowuje się w książce korespondencji wychodzącej,
b) jeżeli zostały wystawione poprawnie przekazywane są Wójtowi.
4. Sekretarz Gminy przekazuje faktury VAT, faktury korygujące lub noty korygujące do potwierdzenia pracownikowi odpowiedzialnemu merytorycznie, który w ustalonej formie pisemnej potwierdza prawidłowość wykonania zafakturowanego etapu prac. Potwierdzenie prawidłowego wykonania prac stanowi merytoryczną odpowiedzialność za realizację Projektu. Jeżeli prace nie zostały wykonane prawidłowo otrzymany dokument wraz z pismem wyjaśniającym należy odesłać wykonawcy pismem poleconym za dowodem doręczenia, a fakt zwrotu w formie listu poleconego za dowodem doręczenia odnotowuje się w książce korespondencji wychodzącej. Opisane faktury VAT lub faktury korygujące przekazywane są Skarbnikowi Gminy.
5. Skarbnik Gminy przekazuje faktury VAT, faktury korygujące oraz noty korygujące pracownikowi na stanowisku ds. księgowości budżetowej, który przykłada pieczęć dekretującą, zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów Urzędu Gminy Lipno i dokonuje dekretu zdarzenia gospodarczego. Faktury VAT lub faktury korygujące przekazywane są Wójtowi i Skarbnikowi Gminy celem zatwierdzenia do wypłaty. Podpis Wójta jest wyrażeniem zgody na przelew środków finansowych wykonawcy w kwocie wynikającej z faktury VAT lub faktury korygującej, natomiast podpis Skarbnika Gminy stwierdza posiadanie środków finansowych na pokrycie wydatku. Po dokonaniu zatwierdzenia do wypłaty pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej dokonuje przelewu na konto podane w fakturze VAT. Płatności za dostarczone towary i usługi dokonuje się z wydzielonego na potrzeby realizacji Projektu rachunku bankowego - „zaliczka” w zakresie otrzymanych środków na wydatki kwalifikowalne oraz z podstawowego rachunku bankowego w zakresie wkładu własnego i wydatków niekwalifikowalnych Projektu oraz wydatków kwalifikowlnych podlegających refundacji. Zapłacona faktura VAT lub faktura korygująca zostaje przekazana pracownikowi na stanowisku ds. księgowości budżetowej (jst) celem zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego i tutaj jest przechowywana w oddzielnym zbiorze. Następnie celem zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego w "organie" zostaje opracowana przez pracownika na stanowisku ds. księgowości budżetowej i księgowości analitycznej.
6. Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego przygotowuje wniosek o płatność do Zarządy Województwa Wielkopolskiego wraz z wymaganymi dokumentami wykorzystując aplikację SL2014.
7. Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego odpowiedzialny jest za kontakty z Zarządem Województwa Wielkopolskiego w przypadku konieczności uzgodnienia wszelkich rozbieżności w trakcie realizacji Projektu z zapisami wynikającymi z podpisanej umowy o przyznanie pomocy na podstawie informacji od Kierownika Referatu Inwestycji i po uzgodnieniu z Wójtem. Ponadto dokonuje sprawdzenia i opisania faktur VAT lub faktur korygujących pod względem merytorycznym, a także dokonuje podziału kosztów na kwalifikowalne i niekwalifikowalne (w tym bezpośrednie i pośrednie), wraz ze wskazaniem kwoty środków dofinansowania z WRPO, wkładu własnego gminy i środków poza projektem.
8. Jeżeli korespondencja dotyczy innych spraw niż faktury VAT, faktury korygujące lub noty korygujące Sekretarz Gminy kieruje sprawy do Kierownika Referatu Inwestycji oraz do pracownika na stanowisku ds. rozwoju lokalnego, którzy przygotowują wyłącznie w formie pisemnej odpowiedź w danej sprawie. Fakt konsultacji prawnej odnotowywany jest na 2 egz. dokumentu pozostającego w Urzędzie Gminy Lipno. Po podpisaniu odpowiedzi przez Wójta dokumenty wysyłane są listem poleconym za dowodem doręczenia, a fakt wysyłki odnotowywany jest w książce korespondencji wychodzącej z Urzędu Gminy Lipno.
9. Dopuszcza się inną formę przekazywania korespondencji pomiędzy wykonawcą, a urzędem za zgodą każdej ze stron.
10. Pracownik na stanowisku ds. płac sporządza listę płac, którą następnie przekazuje Wójtowi oraz Skarbnikowi Gminy celem zatwierdzenia do wypłaty. Podpis Wójta jest wyrażeniem zgody na przelew środków finansowych, natomiast podpis Skarbnika Gminy stwierdza posiadanie środków finansowych na pokrycie wydatku. Po zatwierdzeniu listy płac do wypłaty, pracownik na stanowisku ds. płac dokonuje przelewu środków na konto bankowe osobom wykazanym na liście płac. Płatności dokonuje się z wydzielonego na potrzeby realizacji Projektu rachunku bankowego - „zaliczka” w zakresie otrzymanych środków na wydatki kwalifikowalne oraz z podstawowego rachunku bankowego w zakresie wkładu własnego i wydatków niekwalifikowalnych Projektu, a także wydatków kwalifikowlnych podlegających refundacji. Lista płac stanowi podstawę do sporządzenia dowodu księgowego, który zostaje przekazany pracownikowi na stanowisku ds. księgowości budżetowej (jst) celem zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego w systemie finansowym. Następnie celem zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego w "organie" dowód księgowy zostaje opracowany przez pracownika na stanowisku ds. księgowości budżetowej i księgowości analitycznej.
§ 5. 1. Urząd Gminy Lipno, jako obsługujący zadanie przechowuje dokumenty związane z realizacją Projektu przez okres 2 lat liczonych od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu. O dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa powyżej Urząd Gminy Lipno zostanie poinformowany przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego.
2. W kolejnych latach kalendarzowych dokumentację związaną z realizacją Projektu prowadzić będzie:
1) stanowisko ds. rozwoju lokalnego - teczki nr:
a) RL.041.7.2020 - wniosek o dofinansowanie,
b) RL.042.6.2020 - dokumenty od momentu podpisania umowy: umowa, korespondencja, rozliczenie wydatków.
2) Referat Finansów - teczki nr:
a) RF.3220.WRPO.2021 - dokumenty księgowe dla zdarzeń gospodarczych,
b) RF.3221.WRPO.2021 - wydruki kont księgowych,
c) RF.3231.WRPO.2021 - dokumentacja płacowa,
3) Skarbnik gminy - teczka nr:
a) RF.042.117 - umowy.
3. Teczki, w których przechowywane będą dokumenty oznaczone będą zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Po umownym terminie zakończenia Projektu dokumenty zostaną przekazane do archiwum Urzędu Gminy Lipno.
§ 6. 1. Beneficjent umożliwi przedstawicielom Zarządu Województwa Wielkopolskiego lub innemu podmiotowi upoważnionemu do kontroli, audyt i kontrolę w dowolnym terminie w trakcie i po zakończeniu realizacji Projektu, zarówno w siedzibie Gminy Lipno - budynku Urzędu Gminy Lipno lub w innym miejscu związanym z realizacją Projektu:
1) w celu zbadania czy Projekt został zrealizowany zgodnie z wnioskami i czy założone cele zostały osiągnięte,
2) zapewni prawo wglądu do wszelkich dokumentów, w tym dokumentów elektronicznych związanych z realizacją Projektu, przez cały okres ich przechowywania,
3) udostępni dowody stosowania procedur dotyczących udzielenia zamówienia publicznego, regulamin komisji przetargowej, treść ogłoszenia o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
4) poinformuje Zarząd Województwa Wielkopolskiego o wynikach kontroli przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
§ 7. 1. Środki finansowe na realizację Projektu przekazane będą przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego zgodnie z zaakceptowanym harmonogramem płatności, przesłanym przez Beneficjenta niezwłocznie po podpisaniu umowy za pomocą SL2014, w wysokości i terminie określonym w harmonogramie.
2. Gmina Lipno jest zobowiązana do prowadzenia dla Projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i dochodów umożliwiając identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem: „Rozwój usług opieki nad dziećmi do lat 3 w gminie Lipno" - księgując operacje stosować ostatnie oznaczenie konta kodem rachunkowym o symbolu „117”.
3. Okresem obrachunkowym jest: okres od 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego.
4. W celu prawidłowego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych ewidencję księgową (dekretację) realizowanych operacji prowadzić będą na szczeblu Gminy – „Organu” i na szczeblu jednostki organizacyjnej - Urzędu Gminy - obsługującej Projekt - pracownicy Referatu Finansów.
5. System ewidencji księgowej FKB+ w Urzędzie Gminy umożliwi wyodrębnienie z systemu księgowego odpowiednich kont syntetycznych i analitycznych (księga pomocnicza) dla realizacji Projektu.
6. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych są takie same jak Urzędu Gminy Lipno. Konta syntetyczne (symbole i nazwy) wynikają z przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 poz. 342) oraz przepisów wewnętrznych ustalających politykę rachunkowości gminy.
7. Do dokonywania ewidencji zdarzeń gospodarczych w trakcie realizacji Projektu ustala się następujące wyodrębnione konta księgowe dla:
1) Budżetu Gminy Lipno „Organu”:
a) „133/001 - Rachunek budżetu /UE”,
b) „140 – Środki pieniężne w drodze /UE”,
c) „901 - Dochody budżetu/UE”,
d) „902 – Wydatki budżetu/UE”,
2) Jednostka - urząd gminy Lipno:
a) „080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje)”,
b) „129 – Rachunek bieżący jednostki budżetowej – Dochody”,
c) „130 – Rachunek bieżący jednostki budżetowej - Wydatki”,
d) „201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”'
e) „208 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami z tytułu realizacji zadań z udziałem środków zagranicznych”,
f) „224 – Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich”,
g) „245 – Wpływy do wyjaśnienia”,
h) „401 – Zużycie materiałów i energii”,
i) „402 – Usługi obce”,
j) „720 - Przychody z tyt. dochodów budżetowych”,
k) „751- Koszty finansowe”,
3) Klasyfikując i księgując wydatki stosować oznaczenie liczbowe wpisywane po kodzie rachunkowym Projektu:
a) „1” – wydatki kwalifikowalne z dotacji - wydatki bezpośrednie,
b) „2” – wydatki kwalifikowalne z dotacji - wydatki pośrednie,
c) „3” - wydatki kwalifikowalne wkład Gminy - wydatki bezpośrednie,
d) „4” - wydatki kwalifikowalne wkład Gminy - wydatki pośrednie,
e) „0” - wydatki niekwalifikowalne oraz wydatki poza projektem.
4) Pozostałe konta i ich funkcjonowanie zgodnie z obowiązującymi planami kont dla budżetu i jednostki.
8. Podstawą zaewidencjonowania zdarzeń gospodarczych będą m.in. następujące dokumenty: faktura VAT, faktura korygująca VAT, wyciągi bankowe, sprawozdania okresowe, polecenie księgowania oraz dokumenty o równoważnej wartości dowodowej,
9. Zgodnie z przepisami o sprawozdawczości budżetowej będą sporządzane sprawozdania budżetowe,
10. Ponoszone przez Gminę Lipno wydatki zostaną podzielone na kwalifikowalne i niekwalifikowalne (w tym bezpośrednie i pośrednie) zgodnie z zapisami umowy o przyznanie dofinansowania. Dochody i wydatki związane z realizacją Projektu stosownie do obowiązujących przepisów w zakresie klasyfikacji budżetowej podlegają wyodrębnieniu, w następujący sposób:
1) dochody:
a) których źródłem jest budżet środków europejskich należy klasyfikować do §205 lub §625 oraz jako czwartą cyfrę dodać symbol 7 (np. §2057, §6257),
b) dochody własne JST są sklasyfikowane do właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, wówczas jako czwartą cyfrę klasyfikacji wpisuje się 0.
2) wydatki:
a) dokonywane w ramach płatności budżetu środków europejskich, należy klasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej np. §401, §430, §605 i jako czwartą cyfrę klasyfikacji dodać symbol 7 (np. §4017, §4307, §6057),
b) dotyczące kosztów kwalifikowalnych ujętych w umowie o dofinansowanie w wartości Projektu, ponoszonych na realizację Projektu współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu UE, stanowiące krajowy wkład publiczny w realizacji Projektu, np. ze środków z dotacji z budżetu państwa oraz środków własnych JST, należy sklasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków np. §401, §430, §605 dodając czwartą symbol 9 (np. §4019, §4309, §6059),
c) dotyczące kosztów niekwalifikowalnych nieujętych w wartości Projektu w umowie o dofinansowanie, należy sklasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków dodając czwartą cyfrę 0.
11. Koszty, rozrachunki, wydatki należy wyodrębniać w księgach rachunkowych od momentu powstania zdarzenia. Zaewidencjonowanie tych zdarzeń na wyodrębnionych kontach kosztów i wydatków, z uwzględnieniem wskazanej klasyfikacji budżetowej winno nastąpić w momencie powstania wydatku, w tym także tej części wydatków, które podlegają refundacji niezależnie od tego, w jakim okresie ta refundacja nastąpi.
§ 8. 1. Karta wzorów podpisów stanowi załącznik Nr 1.
2. Karta wzorów pieczęci stanowi załącznik Nr 2.
§ 9. Traci moc Zarządzenie Nr W.120.4.2021 Wójta Gminy Lipno z dnia 23.04.2021 r. w sprawie: zasad ewidencji, prowadzenia ksiąg rachunkowych, obiegu dokumentów, procedur kontroli finansowej oraz rozliczania środków w związku z realizacją projektu pn.: „Rozwój usług opieki nad dziećmi do lat 3 w gminie Lipno”.
§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 czerwca 2021 r.
Wójt Gminy Lipno
Łukasz Litka