Zarządzenia Wójta Gminy Lipno - Kierownika Urzędu Gminy Lipno

Zarządzenie Nr W.120.26.2022
Wójta Gminy Lipno

z dnia 29 listopada 2022 r.

w sprawie: zasad ewidencji, prowadzenia ksiąg rachunkowych, obiegu dokumentów, procedur kontroli finansowej oraz rozliczania środków w związku z realizacją projektu pn.: „Termomodernizacja Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Lipnie”

Na podstawie:

1. art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.),
2. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2020 poz. 342),
3. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U z 2022 r. poz. 513),
4. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013r., str. 320)), zwanego dalej „rozporządzeniem 1303/2013” wraz z odpowiednimi rozporządzeniami wykonawczymi,
5. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu „Inwestycje na rzecz wzrosu i zatrudnienia” oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z dnia 20 grudnia 2013 r. ze zm.), wanego dalej „rozporządzeniem 1301/2013” wraz z odpowiednimi rozporządzeniami wykonawczymi,
6. ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (tekst jed. Dz.U. z 2020 r. poz. 818 ze zm.), zwanej dalej „ustawą wdrożeniową”,
7. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.), zwanej dalej „ufp”,
8. Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020 przyjętego Uchwałą nr 176/2015 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 27 stycznia 2015 r. w sprawie przyjęcia wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020 ze zm. oraz zatwierdzonego Decyzją Wykonawczą Komisji Europejskiej nr C(2014) 10153 z dnia 17 grudnia 2014 r.,
9. ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, z późn, zm.) „ustawą Pzp”,

zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Programie – należy przez to rozumieć Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata 2014-2020,

2) Projekcie - należy przez to rozumieć projekt pn.: „Termomodernizacja Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Lipnie”,

3) Umowie – należy przez to rozumieć umowę o dofinansowanie na realizację Projektu w ramach WRPO zawartą pomiędzy Zarządem Województwa Wielkopolskiego, a Gminą Lipno,

4) Beneficjencie- należy przez to rozumieć Gminę Lipno,

5) Jednostce organizacyjnej gminy realizującej Projekt - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Lipno,

6) Okresie realizacji Projektu - należy przez to rozumieć okres zgodnie z umową nr RPWP.03.02.01-30-0025/21-00 § 3 ust. 1,

7) Wydatkach kwalifikowalnych - należy przez to rozumieć wydatki lub koszty uznane za kwalifikowalne, zgodnie z umową. W realizowanym przez Gminę Lipno Projekcie wydatki zostały podzielone na kwalifikowalne i niekwalifikowalne,

8) Kontroli dokumentów księgowych - należy przez to rozumieć kontrolę polegającą na sprawdzeniu i zbadaniu ich: legalności, rzetelności, prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach:

1. a) kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości oraz czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującymi przepisami,
2. b) kontrola finansowo - rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera dane wynikające z ustawy o rachunkowości,

9) Fakturach VAT - należy przez to rozumieć faktury służące do udokumentowania zakupu (dostawy) i rozliczeń z dostawcą. Dostawca będący podatnikiem podatku VAT ma obowiązek wystawienia na rzecz nabywcy fakturę VAT. Wzór faktury VAT wynika z wewnętrznych przepisów podmiotów je wystawiających,

10) Fakturach korygujących VAT - należy przez to rozumieć faktury, które służyć będą do korekty błędów w fakturze VAT. Jej wzór uzależniony jest od wewnętrznych przepisów dostawcy,

11) Nocie korygującej - należy przez to rozumieć zewnętrzny - dokument wystawiany w celu wstępnego sprostowania błędów wynikających z dokumentów — uprzednio już przejętych przez Gminę,

12) Poleceniu księgowania (PK) - należy przez to rozumieć dokument wewnętrzny wystawiany przez pracownika Urzędu Gminy Lipno dokonującego zapisów na kontach księgowych. Służyć będzie do księgowania sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów,

13) Dokumentach o równoważnej wartości dowodowej - należy przez to rozumieć np:

1. a) rachunek uproszczony - dokument służący do udokumentowania zakupu u dostawcy niebędącego podatnikiem VAT. Wzór rachunku uproszczonego wynikać będzie z wewnętrznych przepisów dostawcy,
2. b) przyjęcie środka trwałego „OT” - dokument służący do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Dokument „OT” jest podstawa do przeksięgowania kosztów inwestycji na środki trwałe.

14) Pozostałej korespondencji dotyczącej realizowanego Projektu - należy przez to rozumieć, sporządzane protokoły: przekazania, odbioru lub rozbieżności, a także korespondencję z wykonawcami w trakcie realizacji Projektu,

15) Potwierdzaniu dowodów za zgodność z oryginałem – należy przez to rozumieć pisemne upoważnienie Wójta do stwierdzania zgodności kserokopii dokumentów z oryginałem, wyrażone w zarządzeniu.

§ 2. 1. Beneficjentem dofinansowania jest Gmina Lipno, a jednostką obsługującą realizację Projektu - Urząd Gminy Lipno.

2. Na poziomie „Organu” tj. Gminy Lipno do celu obsługi Projektu służyć będą wyodrębnione rachunki bankowe:
3. a) wyodrębniony rachunek bankowy wyłącznie do obsługi Projektu, tj. dokonywania za jego pośrednictwem wszystkich przepływów finansowych związanych z realizacją Projektu: nr 78 9043 1083 2029 0045 9169 0029 prowadzony w Poznańskim Banku Spółdzielczym dla operacji w złotówkach, w tym również tytułem refundacji poniesionych wydatków,
4. b) wyodrębniony rachunek bankowy przeznaczony wyłącznie do obsługi zaliczki: nr 51 9043 1083 2029 0045 9169 0030 prowadzony w Poznańskim Banku Spółdzielczym dla operacji w złotówkach,

§ 3. 1. Za prawidłową realizację Projektu zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie nr RPWP.03.02.01-30-0025/21-00 w ramach Osi Priorytetowej 3 „Energia”, Działanie 3.2 „Poprawa efektywności energetycznej w sektorze publicznym i mieszkaniowym”, Poddziałanie 3.2.1 „Kompleksowa modernizacja energetyczna budynków użyteczności publicznej” WRPO na lata 2014-2020 odpowiedzialni są:

1) Wójt Gminy Lipno:

1. a) Umowy z wykonawcami,
2. b) Wybór wykonawcy,
3. c) Protokoły odbioru - kontakt z wykonawca w trakcie realizacji inwestycji,
4. d) Wniosek o płatność,
5. e) Pisma wychodzące,
6. f) Stwierdzenie za zgodność kserokopii z oryginałem,
7. g) Akceptowanie płatności,
8. h) Zatwierdzanie do wypłaty,

2) Sekretarz Gminy - pełen zakres obowiązków Wójta podczas jego nieobecności.

3) Skarbnik Gminy:

1. a) Zabezpieczenie w budżecie gminy środków finansowych na sfinansowanie Projektu.
2. b) Składanie podpisu na wszelkich dokumentach wymagających kontrasygnaty Skarbnika Gminy.
3. c) Pobieranie, gromadzenie i dokonywanie wydatków ze środków publicznych, a także ich zwrotu na zasadach określonych w umowie na realizację Projektu,

4) Kierownik Referatu Księgowości Oświatowej - pełen zakres obowiązków Skarbnika Gminy podczas jego nieobecności,

5) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej:

1. a) Opis księgowy wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu,
2. b) Przykładanie pieczęci i kontrola podpisów,
3. c) Przygotowanie faktur do zatwierdzenia,
4. d) Przygotowanie przelewów w systemie elektronicznym lub ręcznie,
5. e) Sprawdzenie i podpisanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym,
6. f) Sprawdzanie prawidłowości terminów i kwot przekazywania środków na rachunki wyodrębnione do obsługi Projektu oraz przekazanie środkw z rachunków bankowych w ramach refundacji,

6) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej (jst):

1. a) Dekretacja faktur wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu,
2. b) Ewidencja dokumentów w systemie księgowym,
3. c) Przechowywanie dokumentów,
4. d) Przygotowywanie informacji/wydruków/ do celów sprawozdawczych,

7) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej (organ) i księgowości analitycznej:

1. a) Dekretacja środków wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu w organie w zakresie dochodów,
2. b) Ewidencja dokumentów ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu w systemie księgowym w zakresie organu,
3. c) Przygotowywanie informacji/wydruków/ do celów sprawozdawczych w zakresie dochodów,

8) Kierownik Referatu Inwestycyjnego:

1. Przekazanie placu budowy lub remontowanego obiektu wykonawcy,
2. Protokoły odbioru - kontakt z wykonawcą w trakcie realizacji inwestycji,
3. Opis faktur i sprawdzenie oraz podpisanie pod względem merytorycznym, w tym podział kosztów na kwalifikowalne i niekwalifikowalne, ze wskazaniem kwoty środków dofinansowania z WRPO i wkładu własnego gminy.
4. Pisma wychodzące,
5. Uzyskanie wymagalnych przepisami: decyzji, pozwoleń, uzgodnień, zaświadczeń i opinii.

9) Pracownik ds. gospodarki wodno-kanalizacyjnej:

1. Przekazanie placu budowy lub remontowanego obiektu wykonawcy,
2. Protokoły odbioru - kontakt z wykonawcą w trakcie realizacji inwestycji,
3. Opis faktur i sprawdzenie oraz podpisanie pod względem merytorycznym, w tym podział kosztów na kwalifikowalne i niekwalifikowalne, ze wskazaniem kwoty środków dofinansowania z WRPO i wkładu własnego gminy.
4. Pisma wychodzące,
5. Uzyskanie wymagalnych przepisami: decyzji, pozwoleń, uzgodnień, zaświadczeń i opinii.

10) Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego:

1. Przygotowywanie wniosków: w tym o zmianę umowy, płatność,
2. Systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji Projektu na podstawie protokołów odbioru w porównaniu z założonym harmonogramem oraz niezwłoczne informowanie Wójta o zaistniałych nieprawidłowościach,
3. Przygotowywanie i przekazywanie do Zarządu Województwa wielkopolskiego wszelkich dokumentów i informacji wynikających z podpisanej umowy oraz dokumentów i wyjaśnień, których zażąda Zarząd Województwa Wielkopolskiego. Uzgadnianie z Zarządem Województwa Wielkopolskiego rozbieżności w stosunku do podpisanej umowy, które pojawią się w trakcie realizacji Projektu,
4. Podział kosztów na kwalifikowalne i niekwalifikowalne, ze wskazaniem kwoty środków dofinansowania z WRPO i wkładu własnego gminy.
5. Opis faktur i sprawdzenie oraz podpisanie pod względem merytorycznym,
6. Obsługa SL2014 - aplikacji głównej centralnego systemu teleinformatycznego do rozliczenia Projektu i komunikacji z Instytucją Zarządzającą WRPO 2014+,

11) Pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych:

1. Dokumentacja procedury udzielania zamówienia,

12) Pracownik na stanowisku ds. obsługi Rady Gminy:

1. Akceptowanie płatności w przypadku nieobecności Wójta lub Sekretarza Gminy,
2. Zatwierdzanie do wypłaty w przypadku nieobecności Wójta lub Sekretarza Gminy,

13) Pracownik na stanowisku ds. płac - Pełen zakres obowiązków pracownika na stanowisku ds. księgowości budżetowej podczas jego nieobecności.

§ 4. Ustalam następujący obieg dokumentów:

1. Wykonawca zadania składa faktury VAT i pozostałą korespondencję dotyczącą realizowanego zadania w Sekretariacie Urzędu Gminy Lipno, który dokonuje jej rejestracji. Odcisk pieczęci wpływu na fakturach VAT należy przykładać na licu faktury w miejscu wolnym od jakichkolwiek zapisów.
2. Pozostałą korespondencję w sprawach dotyczących realizacji Projektu pracownik sekretariatu Urzędu Gminy Lipno przekazuje Sekretarzowi Gminy, który ją kieruje do osób odpowiedzialnych za realizację Projektu wymienionego w zarządzeniu.
3. Faktury VAT, faktury korygujące lub noty korygujące, są przekazywane Skarbnikowi gminy, który sprawdza, czy przedłożone dokumenty spełniają wymogi określone w aktualnych przepisach prawa. Jeżeli faktura VAT, faktura korygująca lub nota korygująca:
4. a) nie zostały wystawione prawidłowo zostają one zwrócone wykonawcy do poprawienia poprzez odesłanie z pismem wyjaśniającym przyczynę zwrotu, a fakt zwrotu w formie listu poleconego za dowodem doręczenia odnotowuje się w książce korespondencji wychodzącej,
5. b) jeżeli zostały wystawione poprawnie przekazywane są Wójtowi,
6. Sekretarz Gminy przekazuje fakturę do potwierdzenia pracownikowi odpowiedzialnemu merytorycznie, który w ustalonej formie pisemnej potwierdza prawidłowość wykonania zafakturowanego etapu prac. Potwierdzenie prawidłowego wykonania prac stanowi merytoryczną odpowiedzialność za realizację inwestycji. Jeżeli prace nie zostały wykonanie prawidłowo otrzymany dokument wraz z pismem wyjaśniającym należy odesłać wykonawcy pismem poleconym za dowodem doręczenia, a fakt zwrotu w formie listu poleconego za dowodem doręczenia odnotowuje się w książce korespondencji wychodzącej. Opisane faktury VAT lub faktury korygujące przekazywane są Skarbnikowi Gminy.
7. Skarbnik Gminy przekazuje je pracownikowi ds. księgowości budżetowej, który przykłada pieczęć dekretującą, zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów Urzędu Gminy Lipno i dokonuje dekretu zdarzenia gospodarczego. Faktury VAT lub faktury korygujące przekazywane są Wójtowi i Skarbnikowi Gminy celem zatwierdzenia do wypłaty. Podpis Wójta jest wyrażeniem zgody na przelew środków finansowych wykonawcy w kwocie wynikającej z faktury VAT lub faktury korygującej natomiast podpis Skarbnika Gminy stwierdza posiadanie środków finansowych na pokrycie wydatku. Po dokonaniu zatwierdzenia do wypłaty pracownik ds. księgowości budżetowej dokonuje przelewu na konto bankowe podane w fakturze VAT. Płatności za wykonane usługi lub dostarczone towary dokonuje się z wyodrębnionego na potrzeby realizacji Projektu rachunku bankowego - „zaliczka” w zakresie otrzymanych środków na wydatki kwalifikowalne do wysokości odpowiadającej dofinansowaniu oraz z wyodrębnionego rachunku bankowego - „refundacja” w zakresie wkładu własnego i wydatków niekwalifikowalnych projektu oraz wydatków kwalifikowalnych podlegających refundacji. Wydatki poza umową o dofinansowanie regulowane są z konta podstawowego Gminy Lipno. Po otrzymaniu środków na rachunek „refundacji” pracownik ds. księgowości budżetowej dokonuje przelewu refundacji na rachunek bieżący Gminy Lipno. Zapłacona faktura VAT lub faktura korygująca zostaje przekazana pracownikowi ds. księgowości budżetowej (jst) celem zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego i tutaj jest przechowywana w oddzielnym zbiorze. Następnie celem zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego w organie zostaje opracowana przez pracownika ds. księgowości budżetowej i księgowości analitycznej.
8. Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego przygotowuje wniosek o płatność do Samorządu Województwa wraz z wymagalnymi dokumentami wykorzystując aplikację SL2014+.
9. Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego odpowiedzialny jest za kontakty z Zarządem Województwa Wielkopolskiego w przypadku konieczności uzgodnienia wszelkich rozbieżności w trakcie realizacji Projektu z zapisami wynikającymi w podpisanej umowie o przyznanie dofinansowania w uzgodnieniu z Kierownikiem Referatu Inwestycyjnego i akceptacji Wójta. Ponadto dokonuje sprawdzenia i opisania faktur VAT i faktur korygujących pod względem merytorycznym, z także dokonuje podziału kosztów na kwalifikowalne i niekwalifikowane, ze wskazaniem kwoty środków dofinansowania i wkładu własnego gminy.
10. Jeżeli korespondencja dotyczy innych spraw niż faktury VAT, faktury korygujące lub noty korygujące Sekretarz Gminy kieruje sprawy do Kierownika Referatu Inwestycyjnego oraz pracownika na stanowisku ds. rozwoju lokalnego, którzy przygotowują wyłącznie w formie pisemnej odpowiedź w danej sprawie. Fakt konsultacji prawnej odnotowywany jest na 2 egz. dokumentu pozostającego w Urzędzie Gminy Lipno. Po podpisaniu odpowiedzi przez Wójta dokumenty wysyłane są listem poleconym za dowodem doręczenia, a fakt wysyłki odnotowywany jest w książce korespondencji wychodzącej z Urzędu Gminy Lipno.
11. Dopuszcza się inną formę przekazywania korespondencji pomiędzy wykonawcą, a Urzędem gminy Lipno za zgoda każdej ze stron.

§ 5. 1. Urząd Gminy Lipno, jako obsługujący zadanie przechowuje dokumenty związane z realizacją Projektu przez okres 2 lat liczonych od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków, do Komisji Europejskiej, obejmującego wydatki wykazane we wniosku o płatność.

2. Terminy, o których mowa wyżej mogą ulec zmianie zgodnie z umowami o przyznanie dofinansowania.
3. W kolejnych latach kalendarzowych dokumentację związaną z realizacją Projektu prowadzić będą:

1) stanowisko ds. rozwoju lokalnego:

1. a) ..... - wniosek o dofinansowanie,
2. b) .... - dokumenty od momentu podpisania umowy: umowa, wniosek o płatność, korespondencja, rozliczenie wydatków,

2) Kierownik Referatu Inwestycyjnego:

1. a) ..... - korespondencja z wykonawcami,

3) Pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych:

271. a) 271..... 2022 - dokumentacja przetargowa/postępowanie o udzielenie zamówienia klasycznego,

4) Referat Finansów:

3220. a) 3220..... WRPO.2022 - dokumenty księgowe dla zdarzeń gospodarczych/operacji,
3221. b) 3221..... WRPO.2022 - wydruki kont księgowych,

5) Skarbnik Gminy:

42. a) 042.122 - umowy
43. Teczki, w których przechowywane będą dokumenty oznaczone będą zgodnie z obowiązującymi przepisami.
44. Po umownym terminie zakończenia Projektu dokumenty zostaną przekazane do archiwum Urzędu Gminy Lipno.

§ 6. 1. Beneficjent umożliwi przedstawicielom Zarządu Województwa Wielkopolskiego lub innemu podmiotowi upoważnionemu do kontroli, audyt i kontrolę w siedzibie Gminy Lipno - budynku Urzędu gminy Lipno i/lub w miejscu realizacji operacji:

1) w celu zbadania czy operacje zostały zrealizowane zgodnie z wnioskami i czy złożone cele zostły osiągnięte,

2) zapewni prawo wglądu do wszelkich dokumentów, w tym dokumentów elektronicznych związanych z realizacją operacji, przez cały okres ich przechowywania,

3) udostępni dowody stosowana procedur dotyczacych udzielenia zamówienia publicznego, regulamin komicji przetargowej, treść ogłoszenia o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

4) poinformuje Zarząd Województwa Wielkopolskiego o wynikach konrroli przez Prezesa Urzedu Zamówień Publicznych.

§ 7. 1. Środki finansowe na realizację Projektu przekazane będą przez instytucję Zarządzającą WRPO 2014+ w formie zaliczki oraz refundacji, w kwocie stanowiącej nie więcej niż 85% wydatków kwalifikowalnych.

2. Instytucja Zarządzająca WROP 214+ przekaże zlecenie płatności w terminie niezbędnym do otrzymania dofinansowania na wyodrębniony rachunek bankowy Gminy Lipno w terminie nie dłuższym niż 90 dni, licząc od dnia złożenia przez Beneficjenta kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność.
3. Gmina Lipno jest zobowiązana do prowadzenia dla Projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem: „Termomodernizacja Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Lipnie” księgując operacje stosować ostatnie oznaczenie konta kodem rachunkowym o symbolu „122”,
4. Okresem obrachunkowym jest: 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego,
5. W celu prawidłowego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych ewidencję księgową (dekretację) realizowanych operacji prowadzić będą na szczeblu Gminy – „Organu” i na szczeblu jednostki organizacyjnej - urzędu gminy- obsługującej Projekt - pracownicy Referatu Finansów,
6. System ewidencji księgowej FKB + w Urzędzie Gminy umożliwi wyodrębnienie z systemu księgowego odpowiednich kont syntetycznych i analitycznych (księga pomocnicza) dla realizacji Projektu,
7. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych są takie same jak Urzędu Gminy Lipno. Konta syntetyczne (symbole i nazwy) wynikają z przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 poz. 342) oraz przepisów wewnętrznych ustalających politykę rachunkowości gminy,
8. Do dokonywania ewidencji zdarzeń gospodarczych w trakcie realizacji projektu ustalam następujące wyodrębnione konta księgowe dla:

1) Budżetu Gminy Lipno „Organu”:

1. a) „133/001 - Rachunek budżetu /UE”,
2. b) „140 – środki pieniężne w drodze /UE”,
3. c) „901 - Dochody budżetu/UE”,
4. d) „902 – Wydatki budżetu/UE”,

2) Jednostka - urząd gminy Lipno:

1. a) „080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje)”,
2. b) „129 – Rachunek bieżący jednostki budżetowej – Dochody”,
3. c) „130 – Rachunek bieżący jednostki budżetowej- Wydatki”,
4. d) „208 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami z tytułu realizacji zadań z udziałem środków zagranicznych”,
5. e) „401 - Zużycie materiałów i energii”,
6. f) „402 - Usługi obce”,
7. g) „720 - Przychody z tyt. dochodów budżetowych”,

3) Klasyfikując i księgując wydatki stosować oznaczenie liczbowe wpisywane po kodzie rachunkowym Projektu:

1. a) „1” – wydatki kwalifikowalne z dofinansowania,
2. b) „2” – wydatki kwalifikowalne wkład Gminy,
3. c) „3” - wydatki niekwalifikowalne,
4. d) „0” - wydatki poza umową o dofinansowanie,

4) Pozostałe konta i ich funkcjonowanie zgodnie z obowiązującymi planami kont dla budżetu i jednostki.

9. Podstawą zaewidencjonowania zdarzeń gospodarczych będą m.in. następujące dokumenty: faktura VAT, faktura korygująca VAT, wyciągi bankowe, sprawozdania okresowe, polecenie księgowania oraz dokumenty o równoważnej wartości dowodowej,
10. Zgodnie z przepisami o sprawozdawczości budżetowej będą sporządzane sprawozdania budżetowe,
11. Z uwagi na fakt, że Gmina zobowiązana jest pokryć ze środków własnych wszelkie wydatki związane z realizacją Projektu ustalam następujące zasady zasilania przez Organ wyodrębnionego konta: Gmina zasila każdorazowo wyodrębniony rachunek bankowy - „refundacja” do finansowania wydatków realizowanych w ramach Projektu w kwocie koniecznej do zapłaty wynikającej z dowodów stanowiących podstawę do zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego w terminie umożliwiającym terminowe dokonanie zapłaty wykonawcy,
12. Ponoszone przez Gminę Lipno wydatki zostaną podzielone na kwalifikowalne i niekwalifikowalne zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie. Dochody i wydatki związane z realizacją Projektu stosownie do obowiązujących przepisów w zakresie klasyfikacji budżetowej podlegają wyodrębnieniu, w następujący sposób:

1) dochody:

1. a) których źródłem jest budżet środków europejskich należy klasyfikować do § 625 oraz jako czwartą cyłyfrę dodać symbol 7 (§6207),
2. b) których źródłem są między innymi środki z budżetu państwa lub inne, przekazane jednostkom sektora finansów publicznych jako współfinansowanie programów wykazanych w załączniku do ustawy budżetowej, sporządzonym na podstawie art. 121 ust. 1 ustawy § 633 i jako czwartą cyfrę dodać symbol 9 (§6339),
3. c) dochody własne jst są sklasyfikowane do właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, wówczas jako czwartą cyfrę klasyfikacji wpisuje się symbol 0,

2) wydatki:

1. a) dokonywane w ramach płatności budżetu środków europejskich, należy klasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej np. §401, §430, § 605, § 606 i jako czwartą cyfrę klasyfikacji dodać symbol 7 (np. §4017, § 4307, § 6057, § 6067),
2. b) dotyczące kosztów kwalifikowalnych oraz niekwalifikowanych ujęte w umowie o dofinansowanie w wartości Projektu, ponoszonych na realizację Projektu współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu UE, stanowiące krajowy wkład publiczny w realizacji Projektu, np. ze środków z dotacji z budżetu państwa oraz środków własnych JST, należy sklasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków np. §401, §430, §605, §606 dodając czwartą symbol 9 (§4019, §4309, §6059, §6069),
3. c) dotyczące kosztów niekwalifikowanych nieujętych w wartości Projektu w umowie o dofinansowanie, należy sklasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków dodając czwartą cyfrę 0.
4. Koszty, rozrachunki, wydatki należy wyodrębniać w księgach rachunkowych od momentu powstania zdarzenia. Zaewidencjonowanie tych zdarzeń na wyodrębnionych kontach kosztów i wydatków, z uwzględnieniem wskazanej klasyfikacji budżetowej winno nastąpić w momencie powstania wydatku,

§ 8. 1. Karta wzorów podpisów stanowi załącznik Nr 1.

2. Karta wzorów pieczęci stanowi załącznik Nr 2.

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.