Zarządzenia Wójta Gminy Lipno - Kierownika Urzędu Gminy Lipno

Zarządzenie Nr W.120.5.2023
Wójta Gminy Lipno

z dnia 21 kwietnia 2023 r.

w sprawie: zasad ewidencji, prowadzenia ksiąg rachunkowych, obiegu dokumentów, procedur kontroli finansowej oraz rozliczania środków w związku z realizacją projektu pn.: „Zagospodarowanie terenu rekreacyjnego w Górce Duchownej”.

Na podstawie:

1. Art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).
2. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 poz. 342).
3. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U z 2022 r. poz. 513 ze zm.).
4. Ustawy z dnia 20 lutego 2015r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014 - 2020 (Dz. U. 2022 poz. 1234.).
5. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634ze zm.).
6. Ustawy z dnia 27 maja 2015 r. o finansowaniu wspólnej polityki rolnej (Dz. U. z 2018 r. poz. 719 oraz z 2022 r. poz. 88).
7. Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz 162 i 215 oraz z 2022 r. poz. 24 i 974).
8. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 oraz 2020 r. poz. 1086).
9. Ustawy pzp z dnia 11 września 2029 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129ze zm.).
10. Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014 – 2020, o którym mowa w Komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 21 maja 2015 r. o zatwierdzeniu przez Komisję Europejską Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014 – 2020 oraz adresie strony internetowej, na której został on zamieszczony (M.P. poz. 541), wraz ze zmianami, o których mowa w Komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 23 maja 2016 r. o zatwierdzeniu przez Komisję Europejską zmian Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014 – 2020 (M.P. poz. 496), Komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 26 stycznia 2017 r. o zatwierdzeniu przez Komisję Europejską zmian Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (M. P. poz. 161), Komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 7 sierpnia 2017 r. o zatwierdzeniu przez Komisję Europejską zmian Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (M. P. poz. 819), Komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 6 lipca 2018 r. o zatwierdzeniu przez Komisję Europejską zmian Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (M. P. poz.692), Komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 15 grudnia 2018 r. o zatwierdzeniu przez Komisję Europejską zmian Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (M. P. z 2019 r. poz.21), Komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 6 maja 2019 r. o zatwierdzeniu przez Komisję Europejską zmian Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (M. P. poz.434), Komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 8 stycznia 2020 r. o zatwierdzeniu przez Komisję Europejską zmian Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (M. P. poz.62), Komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 1 września 2020 r. o zatwierdzeniu przez Komisję Europejską zmian Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (M. P. poz.793), Komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 16 marca 2021 r. o zatwierdzeniu przez Komisję Europejską zmian Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (M. P. poz.288).Komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 9 września 2021 r. o zatwierdzeniu przez Komisję Europejską zmian Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (M. P. poz.840).Komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 2 marca 2022 r. o zatwierdzeniu przez Komisję Europejską zmian Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (M. P. poz.316).
11. Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 809/2014 z dnia 17 lipca 2014 r. ustanawiające zasady stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1306/2013 w odniesieniu do zintegrowanego systemu zarządzania i kontroli, środków rozwoju obszarów wiejskich oraz zasady wzajemnej zgodności (Dz. Urz. UE L 227 z 31.07.2014, str. 69, z późn. zm.),
12. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1305/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1698/2005 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 487, z późn. zm.),
13. Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 24 września 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania pomocy finansowej w ramach poddziałania „Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014 – 2020 (Dz. U 2019 poz. 664 i 2023 oraz z 2020 r. poz. 1555 oraz z 2021 r. poz. 2358).

zarządza się, co następuje:

§  1. 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o, należy przez to rozumieć:

1. Programie – należy przez to rozumieć Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (PROW).
2. Umowie - umowę nr 02422-6935-UM1513806/22 na realizację operacji w ramach poddziałania „Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność” w ramach działania „Wsparcie dla rozwoju lokalnego w ramach inicjatywy LEADER” objętego Programem w zakresie: Rozwój ogólnodostępnej i niekomercyjnej infrastruktury turystycznej lub rekreacyjnej, lub kulturalnej.
3. Operacjach - należy przez to rozumieć projekt pn.:„Zagospodarowanie terenu rekreacyjnego w Górce Duchownej”.
4. Beneficjencie - należy przez to rozumieć Gminę Lipno.
5. Jednostce organizacyjnej Gminy realizującej operacje - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Lipno.
6. Okresie realizacji operacji - należy przez to rozumieć okres zgodnie z umową o przyznaniu pomocy Nr 02422-6935-UM1513806/22.
7. Kosztach kwalifikowalnych operacji - należy przez to rozumieć wydatki uznane za kwalifikowalne, zgodnie z załącznikami do w/w umowy. W realizowanych przez Gminę Lipno operacjach koszty zostały podzielone na kwalifikowalne i niekwalifikowalne.
8. Kontroli dokumentów księgowych - należy przez to rozumieć kontrolę polegającą na sprawdzeniu i zbadaniu ich: legalności, rzetelności, prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach:
9. a) kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, oraz czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującymi przepisami,
10. b) kontrola finansowo - rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera dane wynikające z ustawy o rachunkowości.
11. Fakturach VAT - należy przez to rozumieć faktury służące do udokumentowania zakupu (dostawy) i rozliczeń z dostawcą. Dostawca będący podatnikiem podatku VAT ma obowiązek wystawienia na rzecz nabywcy fakturę VAT. Wzór faktury VAT wynika z wewnętrznych przepisów podmiotów je wystawiających.
12. Fakturach korygujących VAT - należy przez to rozumieć faktury, które służyć będą do korekty błędów w fakturze VAT. Jej wzór uzależniony jest od wewnętrznych przepisów dostawcy.
13. Nocie korygującej - należy przez to rozumieć zewnętrzny - dokument wystawiany w celu wstępnego sprostowania błędów wynikających z dokumentów — uprzednio już przejętych przez Gminę.
14. Polecenie księgowania (PK) - należy przez to rozumieć dokument wewnętrzny wystawiany przez pracownika Urzędu Gminy Lipno dokonującego zapisów na kontach księgowych. Polecenie księgowania służyć będzie do księgowania sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów;
15. Dokumentach o równoważnej wartości dowodowej np.:
16. a) rachunek uproszczony - należy przez to rozumieć dokument służący do udokumentowania zakupu u dostawcy niebędącego podatnikiem podatku VAT. Wzór rachunku uproszczonego wynikać będzie z wewnętrznych przepisów dostawcy,
17. b) przyjęcie środka trwałego „OT” - należy przez to rozumieć dokument służący do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Dokument „OT jest podstawą do przeksięgowania kosztów inwestycji na środki trwałe.
18. Pozostałej korespondencji dotyczącej realizowanego projektu - należy przez to rozumieć, sporządzane protokoły: przekazania, odbioru lub rozbieżności a także korespondencję z wykonawcami w trakcie realizacji projektu.
19. Potwierdzaniu dowodów za zgodność z oryginałem – należy przez to rozumieć pisemne upoważnienie Wójta do stwierdzania zgodności kserokopii dokumentów z oryginałem, wyrażone w zarządzeniu.

§  2. 1. Beneficjentem dofinansowania jest Gmina Lipno, a jednostką obsługującą realizację Projektu - Urząd Gminy Lipno.

2. Na poziomie „Organu” tj. Gminy Lipno do celu obsługi Projektu służyć będzie podstawowy rachunek bankowy Gminy.

§  3. 1. Za prawidłową realizację operacji zgodnie z wnioskiem i podpisaną umową o przyznania pomocy nr 02022-6935-UM15133806/22 na operację w ramach poddziałania „Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność” w ramach działania „Wsparcie dla rozwoju lokalnego w ramach inicjatywy LEADER” objętego Programem w zakresie: Rozwój ogólnodostępnej i niekomercyjnej infrastruktury turystycznej lub rekreacyjnej, lub kulturalnej, odpowiedzialni są:

1) Wójt Gminy Lipno za:

1. a) Umowy z wykonawcami,
2. b) Przekazanie placu budowy lub remontowanego obiektu wykonawcy,
3. c) Wyboru wykonawcy,
4. d) Protokoły odbioru - kontakt z wykonawcą w trakcie realizacji inwestycji,
5. e) Wniosek o płatność,
6. f) Pisma wychodzące,
7. g) Stwierdzenie za zgodność kserokopii z oryginałem,
8. h) Akceptowanie płatności,
9. i) Zatwierdzanie do wypłaty.

2) Sekretarz Gminy - pełen zakres obowiązków Wójta podczas jego nieobecności.

3) Skarbnik Gminy za:

1. a) Zabezpieczenie w budżecie gminy środków finansowych na sfinansowanie operacji,
2. b) Składanie podpisu na wszelkich dokumentach wymagających kontrasygnaty Skarbnika Gminy,
3. c) Pobieranie, gromadzenie i dokonywanie wydatków ze środków publicznych, a także ich zwrotu na zasadach określonych w umowie na realizację Projektu,

4) Kierownik Referatu Księgowości Oświatowej - pełen zakres obowiązków Skarbnika podczas jego nieobecności.

5) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej za:

1. a) Opis księgowy wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu,
2. b) Przykładanie pieczęci i kontrola podpisów,
3. c) Przygotowanie faktur do zatwierdzenia,
4. d) Przygotowanie przelewów w systemie elektronicznym lub ręcznie,
5. e) Sprawdzenie i podpisanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym,
6. f) Sprawdzanie prawidłowości terminów i kwot przekazywania środków z rachunku budżetu.

6) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej (JST) za:

1. a) Dekretacje faktur wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu,
2. b) Ewidencje dokumentów w systemie księgowym,
3. c) Przechowywanie dokumentów,
4. e) Przygotowywanie informacji/wydruków/ do celów sprawozdawczych.

7) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej (organ) i księgowości analitycznej za:

1. a) Dekretację środków wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu w organie w zakresie dochodów i wydatków,
2. b) Ewidencję dokumentów ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu w systemie księgowym w zakresie organu,
3. c) Przygotowywanie informacji/wydruków/ do celów sprawozdawczych w zakresie dochodów i wydatków.

8) Kierownik Referatu Inwestycyjnego za:

1. a) Przekazanie obiektu wykonawcy,
2. b) Bieżącą kontrolę prawidłowości realizacji zadań i potwierdzenie wykonania prac,
3. c) Protokoły odbioru - kontakt z wykonawcą w trakcie realizacji inwestycji,
4. d) Pisma wychodzące,
5. e) Uzyskanie wymaganych przepisami: decyzji, pozwoleń, uzgodnień, zaświadczeń i opinii.
6. f) Opis faktur i sprawdzenie oraz podpisanie pod względem merytorycznym.

9) Pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych za:

1. a) Dokumentację procedury udzielania zamówienia klasycznego.

10) Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego za:

1. a) Przygotowywanie wniosków: o zmianę umowy, o płatność,
2. b) Systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji operacji na podstawie protokołów odbioru w porównaniu ze założonym harmonogramem oraz niezwłoczne informowanie Wójta o zaistniałych nieprawidłowościach,
3. c) Przygotowywanie i przekazywanie do Zarządu Województwa Wielkopolskiego wszelkich dokumentów i informacji wynikających z podpisanej umowy oraz dokumentów i wyjaśnień, których zażąda Zarząd Województwa Wielkopolskiego. Uzgadnianie z Zarządem Województwa Wielkopolskiego wszelkich rozbieżności w stosunku do podpisanej umowy, które pojawią się w trakcie realizacji Projektu,
4. d) Sprawdzenie, opis faktur VAT, faktur korygujących zgodnie z umową o przyznaniu pomocy, w tym podział kosztów na kwalifikowalne i niekwalifikowalne.
5. e) Podział kosztów na kwalifikowalne i niekwalifikowalne, wraz ze wskazaniem kwoty środków dofinansowania z PROW, wkładu własnego Gminy i środków poza projektem,
6. f) Redagowanie pism oraz prowadzenie wszelkiej korespondencji z wykonawcami zamówień.

11) Inspektor ds. obsługi Rady Gminy za:

1. a) Akceptowanie płatności,

12) Pracownik na stanowisku ds. inwestycji oraz gospodarki wodno-kanalizacyjnej za:

1. a) Bieżącą kontrolę prawidłowości realizacji zadań i potwierdzenie wykonania prac,
2. b) Pisma wychodzące,
3. c) Opis faktur i sprawdzenie oraz podpisanie pod względem merytorycznym.
4. d) Uzyskanie wymaganych przepisami: decyzji, pozwoleń, uzgodnień, zaświadczeń i opinii.

13) Pracownik na stanowisku ds. płac za - Pełen zakres obowiązków pracownika na stanowisku ds. księgowości budżetowej podczas jego nieobecności.

§  4. Ustalam następujący obieg dokumentów:

1. Wykonawca zadania składa faktury VAT i pozostałą korespondencję dotyczącą realizowanego zadania w Sekretariacie Urzędu Gminy Lipno, który dokonuje jej rejestracji. Odcisk pieczęci wpływu na fakturach VAT, fakturach korygujących należy przykładać na licu faktury w miejscu wolnym od jakichkolwiek zapisów.
2. Pozostałą korespondencję w sprawach dotyczących realizacji Projektu pracownik Sekretariatu Urzędu Gminy Lipno przekazuje Sekretarzowi Gminy, który ją kieruje do osób odpowiedzialnych za realizację Projektu wymienionego w zarządzeniu.
3. Faktury VAT, faktury korygujące lub noty korygujące, są przekazywane Skarbnikowi Gminy, który sprawdza, czy przedłożone dokumenty spełniają wymogi określone w aktualnych przepisach prawa. Jeżeli faktura VAT, faktura korygująca lub nota korygująca:
4. a) nie zostały wystawione prawidłowo zostają one zwrócone wykonawcy do poprawienia poprzez odesłanie z pismem wyjaśniającym przyczyną zwrotu, a fakt zwrotu w formie listu poleconego za dowodem doręczenia odnotowuje się w książce korespondencji wychodzącej,
5. b) jeżeli zostały wystawione poprawnie przekazywane są Wójtowi.
6. Sekretarz Gminy przekazuje faktury VAT, faktury korygujące lub noty korygujące do potwierdzenia pracownikowi odpowiedzialnemu merytorycznie, który w ustalonej formie pisemnej potwierdza prawidłowość wykonania zafakturowanego etapu prac. Potwierdzenie prawidłowego wykonania prac stanowi merytoryczną odpowiedzialność za realizację Projektu. Jeżeli prace nie zostały wykonane prawidłowo otrzymany dokument wraz z pismem wyjaśniającym należy odesłać wykonawcy pismem poleconym za dowodem doręczenia, a fakt zwrotu w formie listu poleconego za dowodem doręczenia odnotowuje się w książce korespondencji wychodzącej. Opisane faktury VAT lub faktury korygujące przekazywane są Skarbnikowi Gminy.
7. Skarbnik Gminy przekazuje faktury VAT, faktury korygujące oraz noty korygujące pracownikowi na stanowisku ds. księgowości budżetowej, który przykłada pieczęć dekretującą, zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów Urzędu Gminy Lipno i dokonuje dekretu zdarzenia gospodarczego. Faktury VAT lub faktury korygujące przekazywane są Wójtowi i Skarbnikowi Gminy celem zatwierdzenia do wypłaty. Podpis Wójta jest wyrażeniem zgody na przelew środków finansowych wykonawcy w kwocie wynikającej z faktury VAT lub faktury korygującej, natomiast podpis Skarbnika Gminy stwierdza posiadanie środków finansowych na pokrycie wydatku. Po dokonaniu zatwierdzenia do wypłaty pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej dokonuje przelewu na konto podane w fakturze VAT. Zapłacona faktura VAT lub faktura korygująca zostaje przekazana pracownikowi na stanowisku ds. księgowości budżetowej (jst) celem zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego i tutaj jest przechowywana w oddzielnym zbiorze. Następnie celem zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego w "organie" zostaje opracowana przez pracownika na stanowisku ds. księgowości budżetowej i księgowości analitycznej.
8. Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego przygotowuje wniosek o płatność do Zarządu Województwa Wielkopolskiego wraz z wymaganymi dokumentami wykorzystując aplikację SL2014.
9. Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego odpowiedzialny jest za kontakty z Zarządem Województwa Wielkopolskiego w przypadku konieczności uzgodnienia wszelkich rozbieżności w trakcie realizacji Projektu z zapisami wynikającymi z podpisanej umowy o przyznanie pomocy na podstawie informacji od Kierownika Referatu Inwestycji i po uzgodnieniu z Wójtem. Ponadto dokonuje podziału kosztów na kwalifikowalne i niekwalifikowalne, wraz ze wskazaniem kwoty środków dofinansowania, wkładu własnego gminy i środków poza umową o dofinansowanie.
10. Jeżeli korespondencja dotyczy innych spraw niż faktury VAT, faktury korygujące lub noty korygujące Sekretarz Gminy kieruje sprawy do Kierownika Referatu Inwestycji oraz do pracownika na stanowisku ds. rozwoju lokalnego, którzy przygotowują wyłącznie w formie pisemnej odpowiedź w danej sprawie. Fakt konsultacji prawnej odnotowywany jest na 2 egz. dokumentu pozostającego w Urzędzie Gminy Lipno. Po podpisaniu odpowiedzi przez Wójta dokumenty wysyłane są listem poleconym za dowodem doręczenia, a fakt wysyłki odnotowywany jest w książce korespondencji wychodzącej z Urzędu Gminy Lipno.
11. Dopuszcza się inną formę przekazywania korespondencji pomiędzy wykonawcą, a urzędem za zgodą każdej ze stron.

§  5. 1. Urząd Gminy Lipno, jako obsługujący zadanie przechowuje dokumenty związane z realizacją Projektu przez okres 5 lat od dnia wypłaty płatności końcowej.

2. W kolejnych latach kalendarzowych dokumentację związaną z realizacją Projektu prowadzić będzie:

1) stanowisko ds. rozwoju lokalnego - teczka o nr:

1. a) ...... - wniosek o dofinansowanie,
2. b) ...... - dokumenty od momentu podpisania umowy: umowa, korespondencja, rozliczenie wydatków.

2) Pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych - teczka o nr:

271. a) 271.....2023 - postępowanie o udzielenie zamówienia klasycznego.

3) Kierownik Referatu Inwestycyjnego - teczka o nr:

1. a) ..... - korespondencja z wykonawcami.

4) Referat Finansów - teczki o nr:

3220. a) 3220.....PROW.2023 - dokumenty księgowe dla zdarzeń gospodarczych,
3221. b) 3221.....PROW.2023 - wydruki kont księgowych.

5) Skarbnik gminy - teczka o nr:

42. a) 042.123 - umowy.
43. Teczki, w których przechowywane będą dokumenty oznaczone zostaną zgodnie z obowiązującymi przepisami.
44. Po umownym terminie zakończenia Projektu dokumenty zostaną przekazane do archiwum Urzędu Gminy Lipno.

§  6. 1. Beneficjent umożliwi:

1. a) przedstawicielom Zarządu Województwa Wielkopolskiego i Agencji dokonywanie kontroli i wizyt w miejscu realizacji operacji,
2. b) przedstawicielom Zarządu Województwa, Agencji, Ministra Finansów, Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Komisji Europejskiej, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, organów Krajowej Administracji Skarbowej oraz innym podmiotom upoważnionym do takich czynności, dokonywania audytów i kontroli dokumentów związanych z realizacją operacji i wykonywaniem obowiązków po zakończeniu realizacji operacji lub audytów i kontroli w miejscu realizacji operacji lub siedzibie Gminy Lipno,
3. Beneficjent umożliwi przedstawicielom Zarządu Województwa Wielkopolskiego lub innemu podmiotowi upoważnionemu do kontroli, audyt i kontrolę w dowolnym terminie w trakcie i po zakończeniu realizacji Projektu, zarówno w siedzibie Gminy Lipno - budynku Urzędu Gminy Lipno lub w innym miejscu związanym z realizacją Projektu:

1) w celu zbadania czy operacje zostały zrealizowane zgodnie z wnioskami i czy założone cele zostały osiągnięte,

2) zapewni prawo wglądu do wszelkich dokumentów, w tym dokumentów elektronicznych związanych z realizacją Projektu, przez cały okres ich przechowywania,

3) udostępni dowody stosowania procedur dotyczących udzielenia zamówienia publicznego, regulamin komisji przetargowej, treść ogłoszenia o zamówieniu, specyfikacji warunków zamówienia,

4) poinformuje Zarząd Województwa Wielkopolskiego o wynikach kontroli przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

§  7. 1. Gmina Lipno jest zobowiązana do prowadzenia dla Projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i  dochodów umożliwiając identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z  Projektem: „Zagospodarowanie terenu rekreacyjnego w Górce Duchownej” - księgując operacje stosować ostatnie oznaczenie konta kodem rachunkowym o symbolu „123”.

3. Okresem obrachunkowym jest: okres od 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego.
4. W celu prawidłowego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych ewidencję księgową (dekretację) realizowanych operacji prowadzić będą na szczeblu Gminy – „Organu” i na szczeblu jednostki organizacyjnej - Urzędu Gminy - obsługującej Projekt - pracownicy Referatu Finansów.
5. System ewidencji księgowej FKB+ w Urzędzie Gminy umożliwi wyodrębnienie z systemu księgowego odpowiednich kont syntetycznych i analitycznych (księga pomocnicza) dla realizacji Projektu.
6. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych są takie same jak Urzędu Gminy Lipno. Konta syntetyczne (symbole i nazwy) wynikają z przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 poz. 342) oraz przepisów wewnętrznych ustalających politykę rachunkowości gminy.
7. Do dokonywania ewidencji zdarzeń gospodarczych w trakcie realizacji Projektu ustala się następujące wyodrębnione konta księgowe dla:

1) Budżetu Gminy Lipno „Organu”:

1. a) „133/001 - Rachunek budżetu /UE”,
2. b) „901 - Dochody budżetu/UE”,
3. c) „902 – Wydatki budżetu/UE”,

2) Jednostka - urząd gminy Lipno:

1. a) „080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje)”,
2. b) „129 – Rachunek bieżący jednostki budżetowej – Dochody”,
3. c) „130 – Rachunek bieżący jednostki budżetowej- Wydatki”,
4. d) „201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,
5. e) „208 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami z tytułu realizacji zadań z udziałem środków zagranicznych”,
6. f) „401 - Zużycie materiałów i energii”,
7. g) „402 - Usługi obce”,
8. h) „720 - Przychody z tyt. dochodów budżetowych”,

3) Klasyfikując i księgując wydatki stosować oznaczenie liczbowe wpisywane po kodzie rachunkowym Projektu:

1. a) „1” – wydatki kwalifikowalne z dofinansowania,
2. b) „2” – wydatki kwalifikowalne wkład Gminy,
3. c) „3” - wydatki niekwalifikowalne,
4. d) „0” - wydatki poza umową o dofinansowanie.

4) Pozostałe konta i ich funkcjonowanie zgodnie z obowiązującymi planami kont dla budżetu i jednostki.

8. Podstawą zaewidencjonowania zdarzeń gospodarczych będą m.in. następujące dokumenty: faktura VAT, faktura korygująca VAT, wyciągi bankowe, sprawozdania okresowe, polecenie księgowania oraz dokumenty o równoważnej wartości dowodowej.
9. Zgodnie z przepisami o sprawozdawczości budżetowej będą sporządzane sprawozdania budżetowe.
10. Ponoszone przez Gminę Lipno wydatki zostaną podzielone na kwalifikowalne i niekwalifikowalne zgodnie z zapisami umowy o przyznanie pomocy. Dochody i wydatki związane z realizacją Projektu stosownie do obowiązujących przepisów w zakresie klasyfikacji budżetowej podlegają wyodrębnieniu, w następujący sposób:

1) dochody:

1. a) których źródłem jest budżet środków europejskich należy klasyfikować do § 205, §620 oraz jako czwartą cyfrę dodać symbol 8 (np. §2058, §6208),
2. b) dochody własne JST są sklasyfikowane do właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, wówczas jako czwartą cyfrę klasyfikacji wpisuje się 0.

2) wydatki:

1. a) na koszty kwalifikowalne ponoszone w trakcie realizacji operacji finansowanych wydatków, wszystkich wydatków ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć w ramach danego programu lub projektu finansowanego ze środków z budżetu UE, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy oraz z wyłączeniem budżetu środków europejskich należy klasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej np. § 421, § 430, § 605 i jako czwartą cyfrę klasyfikacji dodać symbol 8 (np. § 4218, § 4308, § 6058). Symbol ten stosuje się dla oznaczenia wszystkich wydatków ponoszonych na finansowanie Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Wspólnej Polityki Rolnej, z udziałem funduszy unijnych finansujących Wspólną Politykę Rolną oraz do wydatków, których źródłem finansowania jest pożyczka na prefinansowanie z budżetu państwa,
2. b) dotyczące kosztów kwalifikowalnych ujętych w umowie o przyznaniu pomocy w wartości Projektu, ponoszonych na realizację Projektu współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu UE, stanowiące krajowy wkład publiczny w realizacji Projektu, np. ze środków z dotacji z budżetu państwa oraz środków własnych JST, należy sklasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków np. §421, §430, §605 dodając czwartą symbol 9 (np. §4219, §4309, §6059),
3. c) dotyczące kosztów niekwalifikowlanych ujętych w wartości Projektu w umowie o przyznaniu pomocy oraz wydatki poza projektem, należy sklasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków dodając czwartą cyfrę 0.”.
4. Koszty, rozrachunki, wydatki należy wyodrębniać w księgach rachunkowych od momentu powstania zdarzenia. Zaewidencjonowanie tych zdarzeń na wyodrębnionych kontach kosztów i wydatków, z uwzględnieniem wskazanej klasyfikacji budżetowej winno nastąpić w momencie powstania wydatku, w tym także tej części wydatków, które podlegają refundacji niezależnie od tego, w jakim okresie ta refundacja nastąpi.

§  8. 1. Karta wzorów podpisów stanowi załącznik Nr 1.

2. Karta wzorów pieczęci stanowi załącznik Nr 2.

§  9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 31 marca 2023 r.