Zarządzenia Wójta Gminy Lipno-Organu Gminy Lipno

Zarządzenie Nr W.0050.59.2021
Wójta Gminy Lipno

z dnia 21 lipca 2021 r.

w sprawie Regulaminu kontroli i oceny realizacji zadań publicznych zlecanych przez Gminę Lipno organizacjom pozarządowym oraz podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 713 ze zm.) oraz art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 1057 ze zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się Regulamin kontroli i oceny realizacji zadań publicznych zlecanych przez Gminę Lipno organizacjom pozarządowym oraz podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenie powierza się Sekretarzowi Gminy Lipno.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.       

 

 

Załącznik do zarządzenia Nr W.0050.59.2021
Wójta Gminy Lipno
z dnia 21 lipca 2021 r.

Regulamin realizacji zadań publicznych zlecanych przez Gminę Lipno organizacjom pozarządowym oraz  podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

Rozdział 1.
Przepisy ogólne

§ 1. Regulamin kontroli i oceny realizacji zadań publicznych zlecanych przez Gminę Lipno organizacjom pozarządowym oraz podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwany dalej "Regulaminem", określa organizację i tryb przeprowadzania kontroli i oceny zadań publicznych.

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Lipno;

2) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Lipno;

3) Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Lipno;

4) organizacji pozarządowej – należy przez to rozumieć organizacje pozarządowe oraz podmioty,
o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 1057 ze zm.);

5) kontroli – należy przez to rozumieć kontrolę i ocenę realizacji zleconych zadań publicznych;

6) podmiocie kontrolowanym – należy przez to rozumieć organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie realizujące zadania zlecone przez Gminę Lipno, wobec których toczy się postępowanie kontrolne;

7) kierowniku podmiotu kontrolowanego – należy przez to rozumieć osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania organizacji pozarządowej oraz podmiotu wymienionego w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zgodnie z działem II Krajowego Rejestru Sądowego, innym rejestrem, statutem lub udzielonym pełnomocnictwem;

8) ustawie – należy przez to rozmieć ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 1057 ze zm.);

9) kontrolujących – należy przez to rozumieć pracowników Urzędu Gminy Lipno  upoważnionych do prowadzenia kontroli przez Wójta Gminy Lipno lub inną osobę działającą
w zakresie udzielonego jej upoważnienia;

10) umowie – należy przez to rozumieć umowę o wsparcie realizacji zadania publicznego zawartą pomiędzy Gminą Lipno a organizacją pozarządową lub podmiotem wymienionym w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

§ 3. 1. Celem kontroli jest ocena zadań publicznych, które zlecono do realizacji i na które udzielono dotacji ze środków publicznych, z uwzględnieniem następujących kryteriów:

1) stanu realizacji zadania;

2) efektywności, przez którą należy rozumieć uzyskanie możliwie najlepszych efektów
z poniesionych nakładów;

3) rzetelności, przez którą należy rozumieć należyte i terminowe wykonanie zadania;

4) prawidłowości wykorzystania środków publicznych na realizację zadania;

5) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy;

6) jakości wykonania zadania, przez którą należy rozumieć wykonanie zadania zgodnie
z obowiązującymi standardami.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1 obejmuje swoim zakresem:

1) wykonanie zadania zgodnie z umową;

2) prowadzenie dokumentacji merytorycznej i finansowej, pozwalającej na ocenę realizowanego zadania;

3) wykorzystanie środków otrzymanych z budżetu Gminy Lipno, zgodnie z przeznaczeniem określonym w umowie.

§ 4. Kontrola może być przeprowadzona w toku realizacji zadań publicznych oraz po ich zakończeniu.

Rozdział 2.
System kontroli realizacji zadań publicznych

§ 5. 1. Działalność kontrolną w rozumieniu art. 17 ustawy sprawują:

1) Wójt;

2) Referat Organizacyjny oraz Referat Finansów Urzędu;

3) inne osoby działające w zakresie udzielonych im upoważnień.

2. Działalność, o której mowa w ust. 1 realizowana jest w formie:

1) weryfikacji sprawozdań końcowych z realizacji zadania publicznego, o których mowa w § 18 ustawy;

2) kontroli, w tym doraźnej wynikającej z potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń mających znaczenie dla realizacji zadania publicznego lub przeprowadzone w związku z wpływającymi skargami i wnioskami.

3. Kontrole ze względu na zakres merytoryczny dzielą się na:

1) kompleksowe – obejmujące całość realizacji zleconego zadania;

2) problemowe – obejmujące wskazaną część zleconego zadania publicznego;

3) sprawdzające – obejmujące sprawdzenie i ocenę stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych w toku wcześniej przeprowadzonych kontroli, których wynik budził wątpliwości, co do prawidłowości realizacji zadania.

Podstawa przeprowadzenia kontroli

§ 6. 1. Podstawę do przeprowadzenia kontroli stanowi pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podpisane przez Wójta  lub inną osobę, działającą w zakresie udzielonych jej upoważnień.

2. W upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli należy w szczególności wskazać:

1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolującego;

2) podstawę prawną podjęcia kontroli;

3) zakres kontroli i okres objęty kontrolą;

4) nazwę i adres podmiotu kontrolowanego.

§ 7. 1. Z przeprowadzonych w trakcie roku kontroli wyznaczony pracownik sporządza sprawozdanie, które  przedstawia Wójtowi w terminie do końca marca roku następnego po przeprowadzonych kontrolach.

2. Sprawozdanie zawiera informacje o wszystkich kontrolach przeprowadzanych w zakresie realizacji zadań publicznych zleconych organizacjom pozarządowym.

§ 8. W przypadku, gdy w trakcie przeprowadzania kontroli zaistnieje konieczność wydłużenia czasu trwania czynności kontrolnych lub rozszerzenia zakresu kontroli, Wójt lub inna upoważniona przez niego osoba przedłuża ważność upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Prawa i obowiązki kontrolujących i kontrolowanych

§ 9. 1. Kontrolujący przed rozpoczęciem czynności kontrolnych przedstawiają kierownikowi podmiotu kontrolowanego upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

2. Kontrolujący ma obowiązek wykonywać czynności kontrolne w sposób obiektywny, rzetelny, terminowy, zapewniając podmiotowi kontrolowanemu czynny udział w kontroli.

3. W ramach kontroli realizacji zadania publicznego, kontrolujący z zachowaniem przepisów
o ochronie danych osobowych, mogą badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania zadania oraz żądać udzielania ustnie lub na piśmie informacji dotyczących wykonania zadania publicznego.

4. Kontrolujący ma prawo do swobodnego wstępu i poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego.

5. Kontrolujący jest zobowiązany zachować w tajemnicy informacje, które uzyskał w związku
z wykonywaniem obowiązków służbowych.

6. Kierownik podmiotu kontrolowanego na żądanie kontrolującego jest zobowiązany dostarczyć lub udostępnić dokumenty i inne nośniki informacji oraz udzielić wyjaśnień i informacji w terminie określonym przez kontrolującego.

7. Kierownik podmiotu kontrolowanego ma obowiązek sporządzania na żądanie kontrolującego kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów oraz potwierdzania ich zgodności z oryginałem z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych.

8. Kontrolujący ma prawo do oględzin obiektów, składników majątkowych i przebiegu określonych czynności mających związek z realizowanym przez kontrolowanego zadaniem.

Miejsce kontroli

§ 11. 1. Kontrola realizacji zadania publicznego może odbywać się zarówno w siedzibie podmiotu kontrolowanego, jak i w miejscu realizacji przez niego zadania publicznego w dniach i godzinach pracy obowiązujących podmiot kontrolowany.

2. Weryfikacja sprawozdań z realizacji zadań publicznych i dokumentów na żądanie odbywa się
w siedzibie Urzędu.

Zawiadomienie o kontroli

§ 12. 1. Przed rozpoczęciem kontroli kontrolujący zawiadamia telefonicznie lub pisemnie kierownika podmiotu kontrolowanego o terminie i zakresie kontroli.

2. W przypadku telefonicznego powiadomienia o kontroli, kontrolujący sporządza notatkę służbową z rozmowy, która następnie zostaje włączona do akt sprawy.

Dokumentowanie czynności kontrolnych

§ 13. 1. Ustalenia kontroli oraz jej wyniki kontrolujący opisuje w protokole kontroli, w sposób uporządkowany, zwięzły i logiczny.

2. Protokół kontroli powinien określić stan faktyczny stanowiący podstawę do oceny realizacji kontrolowanego zadania publicznego, ewentualne nieprawidłowości i uchybienia, ich przyczyny
i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne.

3. Protokół powinien w szczególności zawierać:

1) nazwę kontrolowanej organizacji pozarządowej;

2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer i datę wydania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych;

4) określenie zakresu kontroli, okresu kontrolowanego oraz wskazanie nazwy kontrolowanego zadania publicznego;

5) stwierdzone podczas kontroli fakty stanowiące podstawę do oceny realizacji zadania publicznego, w szczególności konkretne nieprawidłowości;

6) datę i miejsce podpisania protokołu;

7) podpis kontrolującego i kierownika organizacji pozarządowej.

Zastrzeżenia do protokołu

§ 14. 1. Kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole.

2. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu.

3. W razie zgłoszenia zastrzeżeń kontrolujący dokonują ich analizy i w miarę potrzeby podejmują dodatkowe czynności kontrolne, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń zmienią lub uzupełnią odpowiednią część protokołu kontroli.

4. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części kontrolujący przekazują na piśmie swoje stanowisko zgłaszającemu zastrzeżenia.

Odmowa podpisania protokołu

§ 15. 1. Kierownik podmiotu kontrolowanego może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając
w terminie 5 dni od jego otrzymania wyjaśnienie odmowy.

2. O odmowie podpisania protokołu kontroli kontrolujący zamieszczają wzmiankę w protokole.

3. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez osobę wymienioną w ust.1 nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolujących i realizacji ustaleń kontroli.

Zalecenia pokontrolne

§ 16. 1. Na podstawie wyników kontroli kierowane są do organizacji pozarządowej zalecenia pokontrolne wskazujące nieprawidłowości.

2. Zalecenie pokontrolne przekazuje się kontrolowanej organizacji pozarządowej nie później niż
w terminie 14 dni od podpisania protokołu kontroli.

3. Organizacja pozarządowa jest zobowiązana w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do wykonania zaleceń pokontrolnych i powiadomienia o tym organu kontrolnego. Informację o tym obowiązku należy zamieścić w zaleceniach pokontrolnych.

Konsekwencje nieprawidłowości

§ 17. Protokół kontroli oraz zalecenia pokontrolne mogą stanowić podstawę do podjęcia ewentualnych dalszych czynności przewidzianych w odrębnych przepisach prawa, w tym regulujących tryb zwrotu dotacji oraz naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Sprawozdania z realizacji zadania publicznego

§ 18. 1. Podmiot realizujący zadanie publiczne, na które uzyskał środki z budżetu Gminy, składa sprawozdanie z realizacji zadania publicznego, zgodnie ze wzorem wynikającym z Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).

2. W przypadku niezłożenia sprawozdania, o którym mowa w ust. 1 organ wzywa pisemnie organizację pozarządową realizującą zadanie publiczne do złożenia sprawozdania. W piśmie skierowanym do organizacji pozarządowej określa się ostateczny termin złożenia sprawozdania.

3. Do sprawozdania należy załączyć również materiały bądź dokumenty, które zostały określone w umowie np. materiały informacyjne opisujące i podsumowujące zadanie, dokumentację fotograficzną na płycie CD, ulotki, plakaty, merytoryczne konspekty szkoleń lub warsztatów, materiały szkoleniowe, materiały promocyjne, wydruki, kserokopie artykułów lub informacji zamieszczonych w prasie.

4. W przypadku niewykorzystania dotacji w całości, do sprawozdania należy załączyć potwierdzenie zwrotu niewykorzystanych środków na rachunek bankowy organu.

§ 19. 1. Po złożeniu przez organizację pozarządową sprawozdania z realizacji zadania publicznego:

1) kontrolujący dokonują oceny realizacji zadania publicznego pod względem merytorycznym,
w szczególności sprawdzają rzeczywisty przebieg realizacji zadania oraz realizacji celów określonych w ofercie (zgodności z harmonogramem działań, liczbowej skali działań, spełnienie obowiązku promocyjno - informacyjnego),

2) kontrolujący dokonują oceny realizacji zadania publicznego pod względem finansowym tzn. sprawdzają dokumenty finansowo – księgowe związane z realizacją zadania, w szczególności: zgodność wydatkowania dotacji, środków własnych, z innych źródeł,  z wpłat i opłat adresatów, prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo – księgowej, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości  (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r. poz. 217).

2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień w złożonym sprawozdaniu organ wzywa organizację pozarządową do ich usunięcia,

3. Nieusunięcie błędów lub nieuzupełnienie braków w sprawozdaniu we wskazanym terminie, skutkuje odmową akceptacji sprawozdania i możliwością rozwiązania umowy.

4. Rozliczenie dofinansowania następuje na podstawie zestawienia dokumentów księgowych, źródłowych dokumentów księgowych analizowanych w czasie kontroli sprawozdań oraz przedstawionych do wglądu źródłowych dokumentów księgowych oraz innych dokumentów związanych z realizacją zadania.

5. W przypadku stwierdzenia, że udzielona dotacja lub jej część została wykorzystana niezgodnie
z przeznaczeniem, pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, organ wzywa organizację pozarządową do zwrotu dotacji w terminie 14 dni od daty otrzymania pisma wraz z odsetkami określonymi jak dla zaległości podatkowych.

6. Po upływie terminu, o którym mowa w ust. 5 oraz braku zwrotu dotacji, organ wszczyna postępowanie administracyjne i wydaje decyzję.

7. Niezłożenie przez organizację pozarządową sprawozdania z realizacji zadania publicznego skutkuje rozwiązaniem umowy ze skutkiem natychmiastowym i koniecznością zwrotu dotacji wraz z odsetkami.

8. Organ zastrzega sobie prawo niewypłacenia kolejnej transzy dotacji do momentu zaakceptowania sprawozdania z rozliczenia wcześniejszej transzy przez Wójta.

9. Ostatecznego zatwierdzenia sprawozdania dokonuje Wójt.

10. Dotację na realizację zadań publicznych za rok poprzedni należy rozliczyć do dnia 15 lutego kolejnego roku.

§ 20. 1. Dokumenty źródłowe stanowiące dowód poniesienia wydatku, powinny być wystawione na organizację pozarządową oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający:

1) pieczęć organizacji pozarządowej;

2) opis wydatku i jego przeznaczenia;

3) numer umowy;

4) kwotę kosztu kwalifikowanego w ramach zadania;

5) wskazanie pozycji w kosztorysie oraz źródła finansowania (dotacja, wkład własny, środki pozyskane z innych źródeł);

6) akceptację wydatku pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym podpisaną przez osoby upoważnione;

7) datę zapłaty i formę płatności;

8) zatwierdzenie do zapłaty.

2. Dopuszcza się zastosowanie pieczątki w celu właściwego opisu dokumentów.

3. Za prawidłowe opisanie dokumentów księgowych oraz ich przechowywanie odpowiedzialna jest organizacja pozarządowa.

4. Dokumentami potwierdzającymi koszty kwalifikowane, które mogą zostać ujęte w zestawieniu faktur mogą być m.in.: faktury VAT, faktury korygujące, rachunki, noty obciążeniowe, noty korygujące, listy płac, umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne, rachunki do tych umów wraz z obowiązującymi narzutami, umowy lub oświadczenia o wolontariacie.

5. W przypadku rozliczania wydatku finansowanego z dotacji fakturą gotówkową należy załączyć do niej pisemne potwierdzenie przyjęcia gotówki.

6. Wszystkie dokumenty księgowe muszą być w całości opłacone w terminie realizacji zadania publicznego, który został szczegółowo określony w umowie z organizacją pozarządową.

7. Dowodami zapłaty są w szczególności: wyciągi z rachunku bankowego, potwierdzenia dokonania przelewu bankowego wydrukowane z rachunku internetowego, rozliczenie pobranej zaliczki, raport kasowy, dowody KW.