Zarządzenia Wójta Gminy Lipno - Organu Gminy Lipno

Zarządzenie Nr W.0050.84.2024
Wójta Gminy Lipno

z dnia 18 września 2024 r.

w sprawie Procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy Lipno

Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1.
Przepisy ogólne

§ 1. Ustala się Procedurę zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy Lipno, zwaną dalej „procedurą” określającą tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa w Urzędzie Gminy Lipno, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) działaniu następczym - należy przez to rozumieć działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury i podejmowania działań następczych;

2) działaniu odwetowym - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

3) kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

4) informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

5) naruszeniu – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa;

6) osobie dokonującej zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną lub prawną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;

7) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

8) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

9) osobie powiązanej z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;

10) zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa zgodnie z wymogami określonymi w procedurze;

11) zgłoszeniu anonimowym – należy przez to rozumieć zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości.

§ 3. Procedurę stosuje się do osoby fizycznej, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, zwanej dalej „sygnalistą” w tym do:

1) pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy ustał;

2) osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informacje o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;

3) osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4) przedsiębiorcy;

5) członka organu osoby prawnej;

6) osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

7) stażysty;

8) wolontariusza;

9) praktykanta.

Rozdział 2.
Przedmiot zgłoszenia

§ 4. Przedmiotem zgłoszenia mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące w szczególności:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) interesów finansowych gminy;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa transportu;

6) ochrony środowiska;

7) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

8) zdrowia publicznego;

9) ochrony prywatności i danych osobowych;

10) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

11) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

12) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-11.

Rozdział 3.
Tryb dokonywania zgłoszenia

§ 5. 1. Zgłoszenia mogą być dokonywane:

1) elektronicznie na adres: sygnal@lipno.pl;

2) pisemnie - w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Zgłoszenie sygnalizacyjne” dostarczonej pocztą do Urzędu Gminy Lipno przy ul. Powstańców Wielkopolskich 9, 64-111 Lipno, bądź wrzuconej do skrzynki obok drzwi wejściowych do Urzędu Gminy Lipno.

2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie może być dokonane także podczas spotkania z udziałem Sekretarza Gminy Lipno lub stanowiska do spraw obsługi Rady Gminy, zwanego dalej „upoważnionym pracownikiem” zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, sporządzony przez przyjmującego zgłoszenie.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

§ 6. 1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

1) dane sygnalisty tj. imię, nazwisko, adres korespondencyjny lub poczty elektronicznej;

2) dane osoby której dotyczy zgłoszenie tj. imię i nazwisko, stanowisko;

3) opis zgłaszanego naruszenia oraz jego daty.

2. Zgłoszenie może zostać dodatkowo udokumentowane zebranymi dowodami oraz wykazem świadków.
3. Ustala się formularz zgłoszenia naruszenia prawa, którego wzór stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia, przy czym nie ma obowiązku składania zgłoszeń z jego użyciem.
4. Zgłoszenia anonimowe oraz takie, co do których nie da się w sposób jednoznaczny zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenie, pozostawia się bez rozpatrzenia.

§ 7. 1. Zgłoszenia przyjmowane są przez upoważnionego pracownika, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu informacji upoważniony pracownik kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.

2. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia upoważniony pracownik przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
3. Każde przyjęte zgłoszenie podlega wpisowi przez upoważnionego pracownika w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych obejmującego:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

§ 8. 1. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

2. Organem centralnym przyjmującym zgłoszenia zewnętrzne jest Rzecznik Praw Obywatelskich.

Rozdział 4.
Tryb rozpatrywania zgłoszeń

§ 9. 1. Zgłoszenia rozpatrywane są przez Komisję do spraw zgłoszeń naruszeń prawa, zwaną dalej „Komisją” w składzie co najmniej dwuosobowym.

2. W skład Komisji wchodzą: Sekretarz Gminy Lipno jako Przewodniczący, upoważniony pracownik oraz członek wybierany przez Przewodniczącego ze względu na zakres zgłoszenia.
3. Członkowie Komisji obowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
4. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
5. Komisja może zwrócić się o pomoc lub opinię do pracowników Urzędu Gminy Lipno lub podmiotu świadczącego usługi, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.
6. Gdy zajdzie taka potrzeba, Komisja może wezwać każdą osobę wykonującą pracę w Urzędzie Gminy Lipno celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów, będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu.
7. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Komisja podejmuje decyzję o dalszych działaniach następczych.
8. Komisja może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Komisja informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
9. Komisja przekazuje osobie zgłaszającej naruszenie informację zwrotną dotyczącą podjętych działań następczych w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
10. Działania następcze prowadzone są bez zbędnej zwłoki z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.
11. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za:

1) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się właściwe organy ścigania;

2) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

Rozdział 5.
Działania odwetowe i środki ochrony

§ 10. 1. Wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Sygnalista jest objęty ochroną od działań odwetowych od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonania zgłoszenia i stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Sygnalista nie podlega ochronie, jeżeli zgłasza informacje nieprawdziwe, w złej wierze.

Rozdział 6.
Ochrona danych osobowych

§ 11. 1. Pracownik upoważniony po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

2. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa stanowi załącznik Nr 2 do zarządzenia.
3. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
4. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem podlegają zniszczeniu po upływie okresu przechowywania.
6. Przepisu ust. 5 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

Rozdział 7.
Przepisy końcowe

§ 12. Pracownicy Urzędu Gminy Lipno zobowiązani są do zapoznania z procedurą i podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z jej przepisami.

§ 13. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę w Urzędzie Gminy Lipno.

FORMULARZ zgłoszenia NARUSZENIA PRAWA

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i  Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.  Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1), dalej „RODO”, informuję się, że:

1. Administratorem Pana/i danych osobowych jest Urząd Gminy Lipno ul. Powstańców Wielkopolskich 9, 64-111 Lipno.
2. Administrator Danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@lipno.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora Danych.
3. Pana/i dane osobowe przetwarzane będą w celach związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w związku z art. 6 ust. 1 lit. c
4. Pana/i dane osobowe mogą być przekazywane innym odbiorcom na podstawie przepisów prawa lub zawartych umów i nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
5. Pana/i dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy ustawy o ochronie sygnalistów oraz o archiwizacji.
6. Przysługuje Panu/i prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pan/i, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
7. Pana/i dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.