Zarządzenia Wójta Gminy Lipno - Kierownika Urzędu Gminy Lipno

Zarządzenie Nr W.120.12.2024
Wójta Gminy Lipno

z dnia 22 sierpnia 2024 r.

w sprawie: zasad ewidencji, prowadzenia ksiąg rachunkowych, obiegu dokumentów, procedur kontroli finansowej oraz rozliczania środków w związku z realizacją projektu grantowego pn.: „Cyberbezpieczny samorząd”

Na podstawie:

1. art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.),
2. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2020 poz. 342),
3. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jedn. Dz. U z 2022 r. poz. 513 ze zm.),
4. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z 24.06.2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz, Urz. UE L 231, s. 159, ze sprost.), zwanego dalej „rozporządzeniem ogólnym”,
5. ustawy z dnia 28 kwietnia 2022r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (Dz.U. poz. 1079 z późn.zm.), zwanej dalej „ustawą wdrożeniową”,
6. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 ze zm.), zwanej dalej „ufp”,
7. programu „Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy 2021-2027”, zwanego dalej „FERC lub Program”, przyjętego decyzją wykonawczą Komisji Europejskiej z dnia 18 listopada 2022 r.,
8. ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605, z późn, zm.) „ustawą Pzp”,
9. ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2021 r. poz. 1797),

zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o, należy przez to rozumieć:

1) Programie – Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy (FERC),

2) Projekcie - „Cyberbezpieczny Samorząd”,

3) Tytule Projektu - „Gmina Lipno cyberbezpiecznym samorządem”,

4) Umowie – umowa o powierzenie grantu pomiędzy Centrum Projektów Polska Cyfrowa, a Gminą Lipno,

5) Beneficjencie - Gminę Lipno,

6) Jednostce organizacyjnej gminy realizującej Projekt - Urząd Gminy Lipno;

7) Okresie realizacji Projektu: maksymalnie 24 miesiące od dnia wejścia w życie umowy, ale nie dłużej niż do 30.06.2026 r.,

8) Wydatkach kwalifikowalnych - wydatki uznane za kwalifikowalne, zgodnie z umową. W realizowanym przez Gminę Lipno Projekcie wydatki zostały podzielone na kwalifikowalne i niekwalifikowalne,

9) Kontroli dokumentów księgowych - kontrolę polegającą na sprawdzeniu i zbadaniu ich: legalności, rzetelności, prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach:

a) kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości oraz czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującymi przepisami,

b) kontrola finansowo - rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera dane wynikające z ustawy o rachunkowości,

10) Fakturach VAT - faktury służące do udokumentowania zakupu (dostawy) i rozliczeń z dostawcą. Dostawca będący podatnikiem podatku VAT ma obowiązek wystawienia na rzecz nabywcy fakturę VAT. Wzór faktury VAT wynika z wewnętrznych przepisów podmiotów je wystawiających,

11) Fakturach korygujących VAT - faktury, które służyć będą do korekty błędów w fakturze VAT. Jej wzór uzależniony jest od wewnętrznych przepisów dostawcy,

12) Nocie korygującej - zewnętrznej - dokument wystawiany w celu wstępnego sprostowania błędów wynikających z dokumentów — uprzednio już przejętych przez gminę,

13) Poleceniu księgowania (PK) - dokument wewnętrzny wystawiany przez pracownika Urzędu Gminy Lipno dokonującego zapisów na kontach księgowych. Służyć będzie do księgowania sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów,

14) Dokumentach o równoważnej wartości dowodowej np:

a) rachunek uproszczony - dokument służący do udokumentowania zakupu u dostawcy niebędącego podatnikiem VAT. Wzór rachunku uproszczonego wynikać będzie z wewnętrznych przepisów dostawcy,

b) przyjęcie środka trwałego „OT” - dokument służący do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Dokument „OT” jest podstawa do przeksięgowania kosztów inwestycji na środki trwałe.

15) Pozostałej korespondencji dotyczącej realizowanego Projektu - należy przez to rozumieć, sporządzane protokoły: przekazania, odbioru lub rozbieżności, a także korespondencję z wykonawcami w trakcie realizacji Projektu,

16) Potwierdzaniu dowodów za zgodność z oryginałem – pisemne upoważnienie Wójta do stwierdzania zgodności kserokopii dokumentów z oryginałem, wyrażone w zarządzeniu.

§ 2. 1. Beneficjentem dofinansowania jest Gmina Lipno, a jednostką obsługującą realizację Projektu - Urząd Gminy Lipno.

2. Na poziomie „Organu” tj. Gminy Lipno do celu obsługi Projektu służyć będzie pomocniczy rachunek bankowy nr: 67 9043 1083 2029 0045 9169 0033,

§ 3. 1. Za prawidłową realizację Projektu zgodnie z podpisaną umową o powierzenie grantu nr FERC.02.02-CS.01-001/23/0309/FERC.02.02-CS.01-001/23/2024 w ramach Programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy (FERC), Priorytet: „II Zaawansowane usługi cyfrowe”, działania 2.2: „Wzmocnienie krajowego systemu cyberbezpieczeństwa”, Funduszu: „Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR)” dotyczącą realizacji projektu grantowego pn. „Cyberbezpieczny Samorząd” o nr FERC.02.02-CS.01-001/23/0309/FERC.02.02-CS.01-001/23/2024 odpowiedzialni są:

1) Wójt Gminy Lipno:

a) Umowy z wykonawcą,

b) Wybór wykonawcy,

c) Pisma wychodzące,

d) Stwierdzenie za zgodność kserokopii z oryginałem,

e) Akceptowanie płatności,

f) Zatwierdzanie do wypłaty,

2) Sekretarz Gminy - pełen zakres obowiązków Wójta podczas jego nieobecności,

3) Skarbnik Gminy:

a) Zabezpieczenie w budżecie gminy środków finansowych na sfinansowanie Projektu.

b) Składanie podpisu na wszelkich dokumentach wymagających kontrasygnaty Skarbnika gminy.

c) Pobieranie, gromadzenie i dokonywanie wydatków ze środków publicznych, a także ich zwrotu na zasadach określonych w umowie na realizację Projektu,

4) Kierownik Referatu Księgowości Oświatowej - pełen zakres obowiązków Skarbnika gminy podczas jego nieobecności,

5) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej:

a) Opis księgowy wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu,

b) Przykładanie pieczęci i kontrola podpisów,

c) Przygotowanie faktur do zatwierdzenia,

d) Przygotowanie przelewów w systemie elektronicznym lub ręcznie,

e) Sprawdzenie i podpisanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym,

f) Sprawdzanie prawidłowości terminów i kwot przekazywania środków z rachunku budżetu,

6) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej (jst):

a) Dekretacja faktur wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu,

b) Ewidencja dokumentów w systemie księgowym,

c) Przechowywanie dokumentów,

d) Przygotowywanie informacji/wydruków/ do celów sprawozdawczych,

7) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej (organ) i księgowości analitycznej:

a) Dekretacja środków wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu w organie w zakresie dochodów/wydatków,

b) Ewidencja dokumentów ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu w systemie księgowym w zakresie organu,

c) Przygotowywanie informacji/wydruków/ do celów sprawozdawczych,

8) Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego:

1. Przygotowywanie wniosków o przyznanie grantu,
2. Dokumentację oferty cenowej,
3. Systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji Projektu,
4. Sprawdzenie faktur VAT, faktur korygujących pod względem merytorycznym,
5. Podział kosztów na kwalifikowalne i niekwalifikowane, ze wskazaniem kwoty środków dofinansowania i wkładu własnego gminy.
6. Przygotowywanie i przekazywanie do Centrum Projektów Polska Cyfrowa wszelkich dokumentów i informacji wynikających z podpisanej umowy oraz dokumentów i wyjaśnień, których zażąda Centrum Projektów Polska Cyfrowa. Uzgadnianie z Centrum Projektów Polska Cyfrowa wszelkich rozbieżności w stosunku do podpisanej umowy, które pojawią się w trakcie realizacji Projektu. Czynności w zakresie zadań z pkt 1-6 może również dokonywać Sekretarz Gminy.

9) Pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych:

1. Dokumentację procedury udzielania zamówienia,

10) Pracownik na stanowisku ds. obsługi Rady Gminy - zastępstwo Wójta lub Sekretarza gminy podczas jego nieobecności w zakresie:

1. Akceptowania płatności,
2. Zatwierdzania do wypłaty,

11) Pracownik na stanowisku ds. płac - Pełen zakres obowiązków pracownika na stanowisku ds. księgowości budżetowej podczas jego nieobecności.

§ 4. Ustalam następujący obieg dokumentów:

1. Wykonawca zadania składa faktury VAT i pozostałą korespondencję dotyczącą realizowanego zadania w Sekretariacie Urzędu Gminy Lipno, który dokonuje jej rejestracji. Odcisk pieczęci wpływu na fakturach VAT należy przykładać na licu faktury w miejscu wolnym od jakichkolwiek zapisów.
2. Pozostałą korespondencję w sprawach dotyczących realizacji Projektu pracownik sekretariatu Urzędu Gminy Lipno przekazuje Sekretarzowi Gminy, który ją kieruje do osób odpowiedzialnych za realizację Projektu wymienionego w zarządzeniu.
3. Faktury VAT, faktury korygujące lub noty korygujące, są przekazywane Skarbnikowi Gminy, który sprawdza, czy przedłożone dokumenty spełniają wymogi określone w aktualnych przepisach prawa. Jeżeli faktura VAT, faktura korygująca lub nota korygująca:
4. a) nie zostały wystawione prawidłowo zostają one zwrócone wykonawcy do poprawienia poprzez odesłanie z pismem wyjaśniającym przyczynę zwrotu, a fakt zwrotu w formie listu poleconego za dowodem doręczenia odnotowuje się w książce korespondencji wychodzącej,
5. b) jeżeli zostały wystawione poprawnie przekazywane są Wójtowi,
6. Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej przekazuje fakturę do potwierdzenia pracownikowi odpowiedzialnemu merytorycznie, który w ustalonej formie pisemnej potwierdza prawidłowość wykonania zafakturowanego zakupu. Opisane faktury VAT lub faktury korygujące przekazywane są Skarbnikowi Gminy.
7. Skarbnik Gminy przekazuje opisane faktury VAT lub faktury korygujące pracownikowi ds. księgowości budżetowej, który dokonuje dekretu zdarzenia gospodarczego. Faktury VAT lub faktury korygujące przekazywane są Wójtowi i Skarbnikowi Gminy celem zatwierdzenia do wypłaty. Podpis Wójta jest wyrażeniem zgody na przelew środków finansowych wykonawcy w kwocie wynikającej z faktury VAT lub faktury korygującej natomiast podpis Skarbnika Gminy stwierdza posiadanie środków finansowych na pokrycie wydatku. Po dokonaniu zatwierdzenia do wypłaty pracownik ds. księgowości budżetowej dokonuje przelewu na konto podane w fakturze VAT. Płatności za dostarczone towary dokonuje się z pomocniczego rachunku bankowego utworzonego do realizacji Projektu. Zapłacona faktura VAT lub faktura korygująca zostaje przekazana pracownikowi ds. księgowości budżetowej (jst) celem zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego i tutaj jest przechowywana w oddzielnym zbiorze. Następnie celem zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego w organie zostaje opracowana przez pracownika ds. księgowości budżetowej i księgowości analitycznej,
8. Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego odpowiedzialny jest za kontakty z Centrum Projektów Polska Cyfrowa w przypadku konieczności uzgodnienia wszelkich rozbieżności w trakcie realizacji Projektu z zapisami wynikającymi w podpisanej umowie. Ponadto dokonuje sprawdzenia i opisania faktur VAT i faktur korygujących pod względem merytorycznym, z także dokonuje podziału kosztów na kwalifikowalne i niekwalifikowane, ze wskazaniem kwoty środków dofinansowania ze środków europejskich, funduszu krajowego i wkładu własnego gminy.
9. Jeżeli korespondencja dotyczy innych spraw niż faktury VAT, faktury korygujące lub noty korygujące Sekretarz Gminy kieruje sprawy do pracownika na stanowisku ds. rozwoju lokalnego, który przygotowuje wyłącznie w formie pisemnej odpowiedź w danej sprawie. Fakt konsultacji prawnej odnotowywany jest na 2 egz. dokumentu pozostającego w Urzędzie Gminy Lipno. Po podpisaniu odpowiedzi przez Wójta dokumenty wysyłane są listem poleconym za dowodem doręczenia, a fakt wysyłki odnotowywany jest w książce korespondencji wychodzącej z Urzędu Gminy Lipno.

§ 5. 1. Urząd Gminy Lipno, jako obsługujący zadanie przechowuje dokumenty związane z realizacją Projektu przez okres 5 lat liczonych od dnia 31 grudnia roku, w którym otrzymał ostatnią płatność.

2. Terminy, o których mowa wyżej mogą ulec zmianie zgodnie z umowami o przyznanie dofinansowania.
3. W kolejnych latach kalendarzowych dokumentację związaną z realizacją Projektu prowadzić będzie:

1) stanowisko ds. rozwoju lokalnego:

a) wniosek o dofinansowanie,

b) dokumenty od momentu podpisania umowy: umowa, korespondencja, rozliczenie wydatków,

2) Referat Finansów:

a) dokumenty księgowe dla zdarzeń gospodarczych,

b) wydruki kont księgowych,

3) Skarbnik Gminy:

a) umowy

1. Teczki, w których przechowywane będą dokumenty oznaczone będą zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Po umownym terminie zakończenia Projektu dokumenty zostaną przekazane do archiwum Urzędu Gminy Lipno.

§ 6. 1. Beneficjent umożliwi przedstawicielom Centrum Projektów Polska Cyfrowa lub innemu podmiotowi upoważnionemu do kontroli, audyt i kontrolę w siedzibie kontrolującego lub w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją Projektu:

1) w celu potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych wydatków,

2) zapewni prawo wglądu do wszelkich dokumentów, w tym dokumentów elektronicznych związanych z realizacją Projektu, przez cały okres ich przechowywania,

§ 7. 1. Środki finansowe na realizację Projektu będą wypłacone Grantobiorcy w trzech transzach zaliczkowych w wysokości kolejno: 30%, 30% i 40% kwoty wydatków kwalifikowalnych Projektu,

2. Gmina Lipno jest zobowiązana do prowadzenia dla Projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem grantowym: „Cyberbezpieczny Samorząd” (tytuł Projektu: „Gmina Lipno cyberbezpiecznym samorządem”) księgując operacje stosować oznaczenie konta kodem rachunkowym o symbolu „124”,
3. Okresem obrachunkowym jest: 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego,
4. W celu prawidłowego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych ewidencję księgową (dekretację) realizowanych operacji prowadzić będą na szczeblu Gminy – „Organu” i na szczeblu jednostki organizacyjnej - urzędu gminy- obsługującej Projekt - pracownicy Referatu Finansów,
5. System ewidencji księgowej FKB + w urzędzie gminy umożliwi wyodrębnienie z systemu księgowego odpowiednich kont syntetycznych i analitycznych (księga pomocnicza) dla realizacji Projektu,
6. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych są takie same jak Urzędu Gminy Lipno. Konta syntetyczne (symbole i nazwy) wynikają z przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 poz. 342) oraz przepisów wewnętrznych ustalających politykę rachunkowości gminy.
7. Do dokonywania ewidencji zdarzeń gospodarczych w trakcie realizacji projektu ustalam następujące wyodrębnione konta księgowe dla:

1) Budżetu Gminy Lipno „Organu”:

a) „133/001 - Rachunek budżetu /UE”,

b) „140 – środki pieniężne w drodze /UE”,

c) „901 - Dochody budżetu/UE”,

d) „902 – Wydatki budżetu/UE”,

2) Jednostka - urząd gminy Lipno:

a) „080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje)”,

b) „129 – Rachunek bieżący jednostki budżetowej – Dochody”,

c) „130 – Rachunek bieżący jednostki budżetowej- Wydatki”,

d) „201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,

e) „208 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami z tytułu realizacji zadań z udziałem środków zagranicznych”,

f) „401 - Zużycie materiałów i energii”,

g) „402 - Usługi obce”,

h) „720 - Przychody z tyt. dochodów budżetowych”,

3) Klasyfikując i księgując wydatki stosować oznaczenie liczbowe wpisywane po kodzie rachunkowym Projektu:

a) „1” – wydatki kwalifikowalne z dotacji,

b) „2” – wydatki kwalifikowalne wkład Gminy,

c) „3” - wydatki niekwalifikowalne,

d) „0” – wydatki poza projektem,

4) Pozostałe konta i ich funkcjonowanie zgodnie z obowiązującymi planami kont dla budżetu i jednostki.

8. Podstawą zaewidencjonowania zdarzeń gospodarczych będą m.in. następujące dokumenty: faktura VAT, faktura korygująca VAT, wyciągi bankowe, sprawozdania okresowe, polecenie księgowania oraz dokumenty o równoważnej wartości dowodowej,
9. Zgodnie z przepisami o sprawozdawczości budżetowej będą sporządzane sprawozdania budżetowe,
10. Ponoszone przez Gminę Lipno wydatki zostaną podzielone na kwalifikowalne i niekwalifikowalne zgodnie z zapisami umowy o powierzenie grantu. Dochody i wydatki związane z realizacją Projektu stosownie do obowiązujących przepisów w zakresie klasyfikacji budżetowej podlegają wyodrębnieniu, w następujący sposób:

1) dochody:

1. a) których źródłem jest budżet środków europejskich należy klasyfikować do § 205, § 625 oraz jako czwartą cyfrę dodać symbol 7 (§2057, §6257),
2. b) których źródłem są między innymi środki z budżetu państwa lub inne, przekazane jednostkom sektora finansów publicznych jako współfinansowanie programów wykzanych w załączniku do ustawy budżetowej, sporządzonym na podstawie art. 121 ust. 1 ustawy należy klasyfikować do § 205, § 625 oraz jako czwartą cyfrę dodać symbol 9 (§2059, §6259),

2) wydatki:

a) dokonywane w ramach płatności budżetu środków europejskich, należy klasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej np. §401, §424, § 605, § 606 i jako czwartą cyfrę klasyfikacji dodać symbol 7 (np. §4017, § 4247, §6057, §6067),

b) dokonywane w ramach płatności ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć finansowanych z środków pochodzących z budżetu UE, stanowiące krajowy wkład publiczny w realizacji Projektu, np. ze środków z dotacji z budżetu państwa oraz środków własnych JST, należy sklasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków np. §401, §424, §605, §606 dodając czwartą symbol 9 (§4019, §4249, §6059, §6069),

c) dotyczące kosztów niekwalifikowanych nieujętych w wartości Projektu w umowie o dofinansowanie oraz kosztów poza umownych należy sklasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków dodając czwartą cyfrę 0.

11. Koszty, rozrachunki, wydatki należy wyodrębniać w księgach rachunkowych od momentu powstania zdarzenia. Zaewidencjonowanie tych zdarzeń na wyodrębnionych kontach kosztów i wydatków, z uwzględnieniem wskazanej klasyfikacji budżetowej winno nastąpić w momencie powstania wydatku,

§ 8. 1. Karta wzorów podpisów stanowi załącznik Nr 1.

2. Karta wzorów pieczęci stanowi załącznik Nr 2.

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 13 czerwca 2024 r.