Zarządzenia Wójta Gminy Lipno - Kierownika Urzędu Gminy Lipno

Zarządzenie Nr W.120.3.2025
Wójta Gminy Lipno

z dnia 2 stycznia 2025 r.

w sprawie Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy Lipno

Na podstawie art. 53 ust. 1, art. 68 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2  ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r. poz. 1530 ze zm.) oraz art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r. poz. 1465 ze zm.), zarządza się, co następuje:

§ 1. Ustala się i wprowadza do użytku wewnętrznego Instrukcję ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy Lipno stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy.

§ 3. Traci moc zarządzenie nr 315/2017 Wójta Gminy Lipno z dnia 29 grudnia 2017 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy Lipno.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik

do Zarządzenia nr W.120.3.2025

Wójta Gminy Lipno

z dnia 02 stycznia 2025 r.

INSTRUKCJA
ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy Lipno

Podstawy prawne

Podstawę regulacji przyjętych w niniejszej instrukcji stanowią poniższe akty prawne:

1) ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.),

2) ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r. poz. 1530 ze zm.),

3) komunikatu nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84),

4) innych aktów prawnych, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień.

Zasady ogólne

§ 1.Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

1) jednostce – oznacza to Urząd Gminy Lipno,

2) kierowniku jednostki – oznacza to Wójta Gminy Lipno,

3) głównym księgowym – oznacza to Skarbnika Gminy Lipno.

§ 2.1.  Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania.

2. Druki ścisłego zarachowania używane w jednostce podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej „Księdze druków ścisłego zarachowania”, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. W księdze tej rejestruje się, pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy; każdorazowo wyprowadza się też stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.
3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się takie formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. W Urzędzie Gminy Lipno do druków ścisłego zarachowania zalicza się:

1) kwitariusze przychodowe K-103,

2) arkusze spisu z natury,

3) karty drogowe i karty pracy sprzętu,

4) legitymacje,

5) zezwolenia na wykonywanie regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,

6) wypis z zezwolenia na wykonywanie regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym.

§ 3.1. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.

2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:

1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,

2) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania,

3) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.

3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki.

§ 4. 1. Kierownik jednostki jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należne przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

2. Przyjęcie druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu powinno być poprzedzone:

1) sprawdzeniem ze specyfikacją (rachunkiem, fakturą), wystawioną przez dostawcę, liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów,

2) nadaniem numerów ewidencyjnych dowodom, które nie mają serii numerów nadanych przez drukarnię.

Zasady oznaczania i ewidencji druków

§ 5.1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie mają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w następujący sposób:

1) każdy egzemplarz druku należy oznaczyć pieczątką o treści „Druk ścisłego zarachowania Urząd Gminy Lipno”,

2) każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym,

3) obok numeru druku podpis składa pracownik odpowiedzialny za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

2. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo, na okładce każdego bloku, odnotować (dotyczy to również druków mających serie i numery nadane w drukarni):

1) numer kolejny bloku,

2) numer kart bloku od nr............... do nr...............,

3) liczbę kart każdego bloku, poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej
za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

3. Pozostałe druki ścisłego zarachowania należy numerować w sposób uniemożliwiający ich zamianę np. ustalenia znaku i serii, nadanie numeru porządkowego i podpisanie przez osobę odpowiedzialną za ewidencje druków ścisłego zarachowania.
4. Poszczególne karty bloków należy ponumerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania ciągłości numerów w trakcie roku. Na okładce należy wpisać numery kart bloku.
5. Po wyczerpaniu bloku, przy wydawaniu następnego, na okładce należy wpisać okres, w którym druki zostały wykorzystane. Arkusze spisu z natury (z wyłączeniem sporządzanych i wypełnianych z wykorzystaniem techniki komputerowej) również traktuje się jako druki ścisłego zarachowania. Przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru, nadaje się im kolejny numer i od tego momentu są drukami ścisłego zarachowania.
6. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nieujętych w ewidencji oraz niemających wszystkich ww. oznaczeń.

§ 6.1. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie w miarę potrzeb dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach.

2. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera........... stron, słownie............, kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i opieczętowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem kierownika jednostki lub osoby upoważnionej oraz głównego księgowego lub osoby upoważnionej.

§ 7.1. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania obejmują:

1) dla przychodu – faktura lub rachunek dostawcy, inne dowody stanowiące podstawę przyjęcia druków ścisłego zarachowania zgodnie z oświadczeniem z załącznika nr 2 do niniejszej instrukcji,

2) dla rozchodu – pokwitowanie przez osobę upoważnioną do odbioru druków zgodnie z upoważnieniem z załącznika nr 3 do niniejszej instrukcji.

2. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem.
3. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów.
4. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o rachunkowości. Osoba dokonująca poprawki powinna – obok wniesionej poprawki – umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności (art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości).
5. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po wykorzystaniu ostatniego z bloków pobranych na podstawie wniosku stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji.
6. Pracownik prowadzący ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi rejestr upoważnień do pobrania druków ścisłego zarachowania. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji.

§ 8.1. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania itp.) należy przechowywać przez dziesięć lat. Dotyczy to także druków anulowanych.

2. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „UNIEWAŻNIAM” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Unieważnione druki, jeśli są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce

Postanowienia końcowe

§ 9.1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę.

2. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym stanowiącym załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji.

§ 10.1. W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację będących na stanie druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków.

2. Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

1) sporządzić protokół zaginięcia,

2) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa – zawiadomić policję.

3. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:

1) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków z podaniem liczby egzemplarzy w każdym komplecie druków,

2) dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria nadana przez drukarnię lub numery opracowane we własnym zakresie,

3) symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci,

4) datę zaginięcia druków,

5) okoliczności zaginięcia druków,

6) miejsce zaginięcia druków,

7) nazwę i dokładny adres (miejscowość, ulica, numer domu) jednostki ewidencjonującej druki.

4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół stanowiący załącznik nr 7do niniejszej instrukcji, który przechowuje się w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

§ 11.1. Druki ścisłego zarachowania, które nie mogą być wykorzystane podlegają likwidacji.

2. Likwidacja druków ścisłego zarachowania następuje przez Komisję powołaną przez kierownika zakładu w obecności osoby odpowiedzialnej za powierzone jej druki ścisłego zarachowania.
3. Fizycznej likwidacji druków ścisłego zarachowania dokonuje się przez pocięcie w niszczarce.
4. Komisja zobowiązana jest sporządzić protokół likwidacji druków ścisłego zarachowania stanowiący załącznik nr 8do niniejszej instrukcji, który winien być zatwierdzony przez kierownika jednostki.
5. Protokół likwidacji druków ścisłego zarachowania przechowuje się w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

Załącznik nr 1

 do Instrukcji ewidencji i kontroli

druków ścisłego zarachowania

w Urzędzie Gminy Lipno

.........................................                                                    .....................................

(nazwa jednostki – pieczęć)                                                                                                                               (nazwa druku)

KSIĘGA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA

Księga zawiera............... stron ponumerowanych, przesznurowanych i opieczętowanych.

................................. ....................................................                  ...........................................

(pieczęć jednostki)                                             (podpis kierownika jednostki)                                                 (podpis głównego księgowego)

Załącznik nr 2

 do Instrukcji ewidencji i kontroli

druków ścisłego zarachowania

w Urzędzie Gminy Lipno

OŚWIADCZENIE
o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania

Ja, niżej podpisana/y

…………………………………………………………………………………………………

(imię i nazwisko pracownika)

zatrudniona/y w

Urzędzie Gminy Lipno

1. Przyjmuję na siebie odpowiedzialność za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
2. Przyjmuję do wiadomości, że z odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, wynika dla mnie obowiązek rozliczenia się z powierzonych druków na każde żądanie pracodawcy.
3. Oświadczam, że znane mi są przepisy dotyczące gospodarki drukami ścisłego zarachowania, obowiązujące w Urzędzie Gminy Lipno. Przyjmuję na siebie obowiązek rozliczania się z powierzonych mi druków oraz zobowiązuję się do prowadzenia ewidencji, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

………………., dnia……………                                                        ...............................

(miejscowość)                                                                                                                                                             (podpis pracownika)

Załącznik nr 3

 do Instrukcji ewidencji i kontroli

druków ścisłego zarachowania

w Urzędzie Gminy Lipno

UPOWAŻNIENIE nr......
stałe/jednorazowe* do pobierania/pobrania* druków ścisłego zarachowania

Upoważniam

………………………………………………………………………………………...................

(imię i nazwisko pracownika, stanowisko służbowe, nazwa referatu)

do pobierania/pobrania* następujących druków ścisłego zarachowania:

……………………………………………………………………………................…………...

……………………………………………………………………………................…………...

(rodzaj i liczba druków)

Upoważnienie wydaje się na okres ………………………….............…………………………

…………………….., dnia ……………                        ………………....……………

(miejscowość)                                                                                                                                    (podpis kierownika jednostki)

* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 4

 do Instrukcji ewidencji i kontroli

druków ścisłego zarachowania

w Urzędzie Gminy Lipno

WNIOSEK
o wydanie druku ścisłego zarachowania (bloku)

Proszę o wydanie

………………………………………………………………………………………...................

(imię i nazwisko pracownika, stanowisko służbowe, nazwa referatu)

następujących druków ścisłego zarachowania:

……………………………………………………………………………................…………...

……………………………………………………………………………................…………...

(rodzaj i liczba druków)

…………………….., dnia ……………                                    ………………....………………..

(miejscowość)                                                                                                                                                                           (podpis pracownika)

Załącznik nr 5

 do Instrukcji ewidencji i kontroli

druków ścisłego zarachowania

w Urzędzie Gminy Lipno

REJESTR UPOWAŻNIEŃ
DO POBIERANIA/POBRANIA* DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA

* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 6

 do Instrukcji ewidencji i kontroli

druków ścisłego zarachowania

w Urzędzie Gminy Lipno

PROTOKÓŁ
zdawczo- odbiorczy druków ścisłego zarachowania

Przekazanie druków ścisłego zarachowania w dniu ………….…r. przez (kogo) Panią/Pana*……………………………………………………………………………...….., (komu) Pani/Panu*……………………………………………………………………………………………..

W toku przekazania stanowiska spisano następujące druki:

Stwierdzono/nie stwierdzono* różnicę pomiędzy stanem faktycznym, a stanem ewidencyjnym w odniesieniu do ww. druków:

………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………….

Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzono z powodu zmiany osoby odpowiedzialnej za ewidencję druków ścisłego zarachowania.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach.

…………………………………………………. ………………………………………………….

(podpis zdającego)                                                                                                                                              (podpis odbierającego)

* niewłaściwe skreślić

Załącznik nr 7

 do Instrukcji ewidencji i kontroli

druków ścisłego zarachowania

w Urzędzie Gminy Lipno

PROTOKÓŁ NR......
zniszczenia druków ścisłego zarachowania

sporządzony w dniu.......................... przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania:

…………………………………………………. ………………………………………………….

(imię i nazwisko)                                                                                                                                                  (stanowisko)

W toku zniszczenia spisano następujące druki:

Uwagi:………………………………………………………………………………………...........................................................................................................................................................................................

……………………………………………………….

     (podpis osoby odpowiedzialnej za gospodarkę   

                                                                                                                           drukami ścisłego zarachowania)

Załącznik nr 8

 do Instrukcji ewidencji i kontroli

druków ścisłego zarachowania

w Urzędzie Gminy Lipno

PROTOKÓŁ NR.........…
likwidacji druków ścisłego zarachowania

przeprowadzonej w dniu ……………. r. od godz. ………………. do godz. ……………….

przez zespół w składzie:

1. ………………………………..... ………………………………
2. ………………………………… ………………………………
3. ………………………………… ………………………………

(imię i nazwisko)                                                                                       (stanowisko)

Likwidację przeprowadzono w obecności osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania..................……………………………

W toku likwidacji spisano następujące druki:

Uwagi: ……………………………………………………………………………………….....................

…………………………………………………………………………………………….......…..............

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

…………………………………………………

     (podpis osoby odpowiedzialnej za gospodarkę   

                                                                                                                           drukami ścisłego zarachowania)

1. ………………………………………………
2. ………………………………………………
3. ………………………………………………

(podpisy osób uczestniczących w likwidacji)