Zarządzenia Wójta Gminy Lipno - Kierownika Urzędu Gminy Lipno

Zarządzenie nr W.120.17.2025
Wójta Gminy Lipno

z dnia 9 września 2025 r.

w sprawie: zasad ewidencji, prowadzenia ksiąg rachunkowych, obiegu dokumentów, procedur kontroli finansowej oraz rozliczania środków w związku z realizacją projektu pn.: „Poprawa jakości edukacji przedszkolnej w Gminie Święciechowa i Gminie Lipno”

Na podstawie:

1. Art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).
2. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 poz. 342).
3. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U z 2022 r. poz. 513 ze zm.).
4. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu  na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021r., str. 159 z późn. zm.), zwanego dalej "rozporządzeniem 2021/1060" wraz ze zmianami oraz z odpowiednimi rozporządzeniami wykonawczymi.
5. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylającego rozporządzenie (UE) nr 1296/2013 (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021, str. 21, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem 2021/1057” wraz ze zmianami oraz z odpowiednimi rozporządzeniami wykonawczymi.
6. Ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027, zwanej dalej "ustawą wdrożeniową".
7. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1530 ze zm.).
8. Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 przyjętego Uchwałą nr 6063/2023 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 12 stycznia 2023 r. w sprawie przyjęcia programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021- 2027 (wersja 1.2) oraz zatwierdzonego Decyzją Wykonawczą Komisji Europejskiej C(2022) 9044 z dnia 05.12.2022 r., zwanego dalej „Programem”.
9. Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.), zwanej dalej „ustawą PZP”.

zarządza się, co następuje:

§  1. 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o, należy przez to rozumieć:

1) Programie – Program Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027,

2) Projekcie - przedsięwzięcie szczegółowo określone we wniosku o dofinansowanie nr FEWP.06.08-IZ.00-0040/24 zwanym dalej "Wnioskiem",

3) Umowie – umowę o dofinansowanie Projektu w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027, zawartą pomiędzy Zarządem Województwa Wielkopolskiego, a Gminą Święciechowa,

4) Beneficjencie - Gminę Święciechowa,

5) Partnerze Projektu - Gminę Lipno,

6) Jednostce organizacyjnej Partnera Projektu nadzorującej Projekt - Urząd Gminy Lipno,

7) Jednostce organizacyjnej Partnera Projektu realizującej Projekt - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Goniembicach oraz Zespół Szkolno-Przedszkolny w Lipnie,

8) Okresie realizacji Projektu: okres zgodnie z umową nr FEWP.06.08-IZ.00-0040/24-00 § 3,

9) Kosztach bezpośrednich - koszty kwalifikowalne poszczególnego zadania realizowanego przez Partnera Projektu w ramach Projektu, które są bezpośrednio związane z danym zadaniem, w rozumieniu wytycznych w zakresie kwalifikowalności,

10) Kosztach pośrednich - koszty administracyjne związane z obsługą Projektu w rozumieniu wytycznych w zakresie kwalifikowalności,

11) Wydatkach kwalifikowalnych - wydatki uznane za kwalifikowalne, zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności.

12) Kontroli dokumentów księgowych - kontrolę polegającą na sprawdzeniu i zbadaniu ich: legalności, rzetelności, prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach:

a) kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości oraz czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującymi przepisami,

b) kontrola finansowo - rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera dane wynikające z ustawy o rachunkowości.

13) Fakturach VAT - faktury służące do udokumentowania zakupu (dostawy) i rozliczeń z dostawcą. Dostawca będący podatnikiem podatku VAT ma obowiązek wystawienia na rzecz nabywcy fakturę VAT. Wzór faktury VAT wynika z wewnętrznych przepisów podmiotów je wystawiających,

14) Fakturach korygujących VAT - Faktury, które służyć będą do korekty błędów w fakturze VAT. Jej wzór uzależniony jest od wewnętrznych przepisów dostawcy.

15) Nocie korygującej - zewnętrznej - dokument wystawiany w celu wstępnego sprostowania błędów wynikających z dokumentów — uprzednio już przejętych przez gminę.

16) Polecenia księgowania - dokument wewnętrzny wystawiany przez pracownika urzędu gminy Lipno dokonującego zapisów na kontach księgowych. Służyć będzie do księgowania sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów.

17) Dokumentach o równoważnej wartości dowodowej - należy przez to rozumieć np.:

a) rachunek uproszczony - służy do udokumentowania zakupu u dostawcy niebędącego podatnikiem podatku VAT. Wzór rachunku uproszczonego wynikać będzie z wewnętrznych przepisów dostawcy;

b) przyjęcie środka trwałego „OT” - służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Jest podstawą do przeksięgowania kosztów inwestycji na środki trwałe.

18) Pozostałej korespondencji dotyczącej realizowanego Projektu - należy przez to rozumieć, sporządzane protokoły: przekazania, odbioru lub rozbieżności, a także korespondencję z wykonawcami w trakcie realizacji Projektu.

19) Potwierdzaniu dowodów za zgodność z oryginałem – pisemne upoważnienie Wójta do stwierdzania zgodności kserokopii dokumentów z oryginałem, wyrażone w zarządzeniu.

§  2. 1. Beneficjentem dofinansowania jest Gmina Święciechowa, a  Partnerem Projektu dofinansowania jest Gmina Lipno, natomiast  jednostką realizującą Projekt - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Goniembicach oraz Zespół Szkolno-Przedszkolny w Lipnie.

2. Na poziomie „Organu” tj. gminy Lipno do celu obsługi Projektu służyć będzie wyodrębniony rachunek bankowy nr: 18 9043 1083 2029 0045 9169 0042.

§  3. 1. Za prawidłową realizację Projektu zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie nr FEWP.06.08-IZ.00-0040/24-00 w ramach działania 6.8 „Edukacja przedszkolna, ogólna oraz kształcenie zawodowe ZIT” odpowiedzialni są:

1) Wójt Gminy Lipno za:

1. a) Pisma wychodzące,
2. b) Stwierdzenie za zgodność kserokopii z oryginałem,
3. c) Akceptowanie płatności,
4. d) Zatwierdzanie do wypłaty.

2) Sekretarz Gminy - pełen zakres obowiązków Wójta podczas jego nieobecności.

3) Skarbnik Gminy za:

a) Zabezpieczenie w budżecie gminy środków finansowych na sfinansowanie Projektu,

b) Składanie podpisu na wszelkich dokumentach wymagających kontrasygnaty Skarbnika Gminy,

c) Pobieranie, gromadzenie i dokonywanie wydatków ze środków publicznych, a także ich zwrotu na zasadach określonych w umowie na realizację Projektu.

4) Kierownik Referatu Księgowości Oświatowej za:`

a) Zakres udzielonych upoważnień przez Skarbnika gminy,

b) Akceptowanie i zatwierdzenie płatności w zakresie upoważnień udzielonych przez Wójta.

5) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej za:

a) Opis księgowy wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu,

b) Przygotowanie przelewów w systemie elektronicznym lub ręcznie,

c) Przekazywania środków z rachunku budżetu.

6) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej (jst) za:

a) Dekretacja i ewidencja dokumentów wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu w systemie księgowym,

b) Przechowywanie dokumentów,

c) Przygotowywanie informacji/wydruków/ do celów sprawozdawczych.

7) Pracownik na stanowisku ds. księgowości budżetowej (organ) i księgowości analitycznej za:

a) Dekretacja środków wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu w organie w zakresie dochodów,

b) Ewidencja dokumentów ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu w systemie księgowym w zakresie organu,

c) Przygotowywanie informacji/wydruków/ do celów sprawozdawczych.

8) Pracownik na stanowisku ds. księgowości Referatu Księgowości Oświatowej za:

1. a) Opis księgowy wraz ze wskazaniem odpowiedniego kodu rachunkowego Projektu w zakresie ponoszonych wydatków,
2. b) Dekretacja i ewidencja dokumentów w systemie księgowym,
3. c) Przykładanie pieczęci i kontrola podpisów,
4. d) Przygotowanie faktur/list płac do zatwierdzenia,
5. e) Sprawdzanie prawidłowości terminów i kwot przekazywania środków z rachunku Zespołu Szkolno-Przedszkolnego,
6. f) Przechowywanie dokumentów,
7. g) Przygotowywanie informacji/wydruków/ do celów sprawozdawczych,

9) Pracownik na stanowisku ds. księgowości Referatu Księgowości Oświatowej za:

1. a) Przygotowanie przelewów w systemie bankowym,
2. b) Przelewanie środków z rachunku jednostki.

10) Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego za:

1. a) Przygotowywanie danych do wniosków: o zmianę umowy, o płatność,
2. b) Systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji Projektu zgodnie z założonym harmonogramem oraz niezwłoczne informowanie Wójta o zaistniałych nieprawidłowościach,
3. c) Przygotowywanie i przekazywanie Beneficjentowi Projektu niezbędnych dokumentów i informacji wynikających z podpisanej umowy,
4. d) Redagowanie pism oraz prowadzenie korespondencji z wybranymi wykonawcami zamówień w zakresie obsługi Projektu.

11) Dyrektor Zespołu Szkolno-Przedszkolnego za:

a) Umowy z wykonawcą,

b) Wybór wykonawcy,

c) Sprawdzanie faktur VAT, faktur korygujących, list płac pod względem merytorycznym,

d) Opisywanie faktur VAT, faktur korygujących, list płac,

e) Podział kosztów (w tym bezpośrednie i pośrednie), wraz ze wskazaniem kwoty środków dofinansowania, wkładu własnego Gminy i środków poza projektem,

f) Redagowanie pism oraz prowadzenie wszelkiej korespondencji z wykonawcami zamówień w zakresie udzielonych kompetencji.

12) Pracownik na stanowisku ds. płac za:

a) Zatwierdzenie do wypłaty w zastępstwie Skarbnika gminy.

§  4. Ustalam następujący obieg dokumentów:

1. Wykonawca zadania składa faktury VAT i pozostałą korespondencję dotyczącą realizowanego zadania w Sekretariacie Realizatora Projektu. Odcisk pieczęci wpływu na fakturach VAT należy przykładać na licu faktury w miejscu wolnym od jakichkolwiek zapisów.
2. Faktury VAT, faktury korygujące lub noty korygujące, są przekazywane Kierownikowi Referatu Księgowości Oświatowej, który sprawdza, czy przedłożone dokumenty spełniają wymogi określone w aktualnych przepisach prawa. Jeżeli faktura VAT, faktura korygująca lub nota korygująca nie zostały wystawione prawidłowo zostają one zwrócone wykonawcy do poprawienia poprzez odesłanie z pismem wyjaśniającym przyczynę zwrotu, a fakt zwrotu w formie listu poleconego za dowodem doręczenia odnotowuje się w książce korespondencji wychodzącej,
3. Pracownik na stanowisku ds. księgowości Referatu Księgowości Oświatowej przekazuje fakturę, fakturę korygującą lub notę korygującą do potwierdzenia dyrektorowi Zespołu Szkolno-Przedszkolnego odpowiedzialnemu merytorycznie, który w ustalonej formie pisemnej potwierdza prawidłowość wykonania zafakturowanego zakupu. Opisane faktury VAT, noty lub faktury korygujące przekazywane są Kierownikowi Referatu Księgowości Oświatowej.
4. Kierownik Referatu Księgowości Oświatowej przekazuje opisane faktury VAT, noty lub faktury korygujące pracownikowi ds. księgowości Referatu Księgowości Oświatowej, który dokonuje dekretu zdarzenia gospodarczego. Faktury VAT, noty lub faktury korygujące przekazywane są Wójtowi i Skarbnikowi Gminy celem zatwierdzenia do wypłaty. Podpis Wójta jest wyrażeniem zgody na przelew środków finansowych wykonawcy w kwocie wynikającej z faktury VAT, noty lub faktury korygującej natomiast podpis Skarbnika Gminy stwierdza posiadanie środków finansowych na pokrycie wydatku. Po dokonaniu zatwierdzenia do wypłaty pracownik ds. księgowości Referatu Księgowości Oświatowej dokonuje przelewu na konto podane w fakturze VAT. Płatności za dostarczone towary dokonuje się z pomocniczego rachunku bankowego utworzonego do realizacji Projektu. Zapłacona faktura VAT lub faktura korygująca zostaje zaewidencjonowana w księgach rachunkowych a następnie  przechowywana w oddzielnym zbiorze.
5. W przypadku realizacji list płac przyjmuje się zasady opisane w Instrukcji obiegu dokumentów danej jednostki organizacyjnej realizującej Projekt.
6. Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego przygotowuje wniosek o płatność do Zarządu Województwa Wielkopolskiego wraz z wymaganymi dokumentami wykorzystując odpowiednią aplikację.
7. Pracownik na stanowisku ds. rozwoju lokalnego odpowiedzialny jest za kontakty z Zarządem Województwa Wielkopolskiego w przypadku konieczności uzgodnienia wszelkich rozbieżności w trakcie realizacji Projektu z zapisami wynikającymi z podpisanej umowy o przyznanie pomocy po uzgodnieniu z Wójtem.
8. Dyrektor Zespołu Szkolno-Przedszkolnego dokonuje sprawdzenia i opisania faktur VAT lub faktur korygujących pod względem merytorycznym, a także dokonuje podziału kosztów (w tym bezpośrednie i pośrednie), wraz ze wskazaniem kwoty środków dofinansowania, wkładu własnego gminy i środków poza projektem.
9. Jeżeli korespondencja dotyczy innych spraw niż faktury VAT, faktury korygujące lub noty korygujące Sekretarz Gminy kieruje sprawy do pracownika na stanowisku ds. rozwoju lokalnego, który przygotowuje wyłącznie w formie pisemnej odpowiedź w danej sprawie. Fakt konsultacji prawnej odnotowywany jest na 2 egz. dokumentu pozostającego w Urzędzie Gminy Lipno. Po podpisaniu odpowiedzi przez Wójta dokumenty wysyłane są listem poleconym za dowodem doręczenia, a fakt wysyłki odnotowywany jest w książce korespondencji wychodzącej z Urzędu Gminy Lipno.
10. Dopuszcza się inną formę przekazywania korespondencji pomiędzy wykonawcą, a urzędem za zgodą każdej ze stron.

§  5. 1. Zespół Szkolno-Przedszkolny, jako obsługujący zadanie przechowuje dokumenty związane z realizacją Projektu przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie.

2. W kolejnych latach kalendarzowych dokumentację związaną z realizacją Projektu prowadzić będzie:

1) stanowisko ds. rozwoju lokalnego:

a) wniosek o dofinansowanie,

b) dokumenty od momentu podpisania umowy: umowa, korespondencja, rozliczenie wydatków.

2) Referat Finansów:

a) dokumenty księgowe dla zdarzeń gospodarczych,

b) wydruki kont księgowych.

3) Skarbnik gminy:

a) 

4) Zespół Szkolno-Przedszkolny:

a) dokumenty związane z realizacją projektu w ramach przydzielonych kompetencji

5) Referat Księgowości Oświatowej:

a) dokumenty księgowe dla zdarzeń gospodarczych,

b) wydruki kont księgowych.

1. Teczki, w których przechowywane będą dokumenty oznaczone będą zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Po umownym terminie zakończenia Projektu dokumenty zostaną przekazane do archiwum Zespołu Szkolno-Przedszkolnego, Referatu Księgowości Oświatowej oraz urzędu gminy Lipno, każdy w ramach realizacji zadań własnych.

§  6. 1. Beneficjent oraz realizator Projektu umożliwi przedstawicielom Zarządu Województwa Wielkopolskiego lub innemu podmiotowi upoważnionemu do kontroli, audyt i kontrolę w dowolnym terminie w trakcie i po zakończeniu realizacji Projektu, zarówno w siedzibie Gminy Lipno - budynku Urzędu Gminy Lipno lub w innym miejscu związanym z realizacją Projektu:

1) w celu zbadania czy Projekt został zrealizowany zgodnie z wnioskami i czy założone cele zostały osiągnięte,

2) w celu potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych wydatków,

3) zapewni prawo wglądu do wszelkich dokumentów, w tym dokumentów elektronicznych związanych z realizacją Projektu, przez cały okres ich przechowywania,

4) poinformuje Zarząd Województwa Wielkopolskiego o wynikach kontroli przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

§  7. 1. Środki finansowe na realizację Projektu przekazane będą przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego zgodnie z zaakceptowanym harmonogramem płatności, przesłanym przez Beneficjenta niezwłocznie po podpisaniu umowy za pomocą aplikacji, w wysokości i  terminie określonym w harmonogramie.

2. Gmina Lipno jest zobowiązana do prowadzenia dla Projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i  dochodów umożliwiając identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z  Projektem: „Poprawa jakości edukacji przedszkolnej w Gminie Święciechowa i Gminie Lipno" - księgując operacje stosować ostatnie oznaczenie konta kodem rachunkowym o symbolu „128”.
3. Okresem obrachunkowym jest: okres od 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego.
4. W celu prawidłowego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych ewidencję księgową (dekretację) realizowanych operacji prowadzić będą na szczeblu Gminy – „Organu” i urzędu gminy pracownicy Referatu Finansów, a na szczeblu jednostki organizacyjnej - obsługującej Projekt - pracownicy Zespołu Szkolno-Przedszkolnego oraz pracownicy Referatu Księgowości Oświatowej w zakresie księgowości i sprawozdawczości.
5. System ewidencji księgowej (FKB+ w urzędzie gminy i "Organie" oraz FK w Referacie Księgowości Oświatowej) umożliwi wyodrębnienie z systemu księgowego odpowiednich kont syntetycznych i analitycznych (księga pomocnicza) dla realizacji Projekt.
6. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych są takie same. Konta syntetyczne (symbole i nazwy) wynikają z przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 poz. 342) oraz przepisów wewnętrznych ustalających politykę rachunkowości gminy i ZSP.
7. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim, na bieżąco i rzetelnie, właściwie kwalifikując dowody księgowe w odniesieniu do klasyfikacji budżetowej oraz zakładowego planu kont z zachowaniem zgodności wydatków z zatwierdzonym planem finansowym projektu,
8. Księgi rachunkowe prowadzone są w walucie PLN,
9. Do dokonywania ewidencji zdarzeń gospodarczych w trakcie realizacji Projektu ustala się następujące wyodrębnione konta księgowe dla:

1) Budżetu Gminy Lipno „Organu”:

a) „133/001 - Rachunek budżetu /UE”,

b) „140 – środki pieniężne w drodze /UE”,

c) „223 – Rozliczenie wydatków budżetowych/UE”,

d) „901 - Dochody budżetu/UE”,

2) Jednostki - urząd gminy Lipno:

a) „129 – Rachunek bieżący jednostki budżetowej – Dochody”,

3) Jednostki - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Goniembicach oraz Zespół Szkolno-Przedszkolny w Lipnie:

a) „101 – Kasa”,

b) „130 – Rachunek bieżący jednostki budżetowej- Wydatki”,

c) „201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,

d) „208 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami z tytułu realizacji zadań z udziałem środków zagranicznych”,

e) „223 – Rozliczenie wydatków budżetowych”,

f) „401 - Zużycie materiałów i energii”,

g) „402 - Usługi obce”,

h) „404 - Wynagrodzenia”,

i) „405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,

4) Klasyfikując i księgując wydatki stosować oznaczenie liczbowe wpisywane po kodzie rachunkowym Projektu:

a) „1” – wydatki kwalifikowalne z dotacji UE - wydatki bezpośrednie,

b) „2” – wydatki kwalifikowalne z dotacji UE - wydatki pośrednie,

c) „3” - wydatki kwalifikowalne z dotacji BP - wydatki bezpośrednie,

d) „4” - wydatki kwalifikowalne z dotacji BP - wydatki pośrednie,

e) „5” - wydatki kwalifikowalne wkład Gminy - wydatki bezpośrednie,

f) „6” - wydatki kwalifikowalne wkład Gminy - wydatki pośrednie,

g) „0” - wydatki poza projektem.

5) Pozostałe konta i ich funkcjonowanie zgodnie z obowiązującymi planami kont dla budżetu i jednostki.

10. Podstawą zaewidencjonowania zdarzeń gospodarczych będą m.in. następujące dokumenty: faktura VAT, faktura korygująca VAT, listy płac, wyciągi bankowe, sprawozdania okresowe, polecenie księgowania oraz dokumenty o równoważnej wartości dowodowej,
11. Zgodnie z przepisami o sprawozdawczości budżetowej będą sporządzane sprawozdania budżetowe,
12. Dochody związane z realizacją Projektu stosownie do obowiązujących przepisów w zakresie klasyfikacji budżetowej podlegają wyodrębnieniu, w następujący sposób:

1) dochody:

1. a) których źródłem jest budżet środków europejskich należy klasyfikować do §205 oraz jako czwartą cyfrę dodać symbol 7 (np. §2057),
2. b) dochody, których źródłem są między innymi środki z budżetu państwa lub inne, przekazywane jednostkom sektora finansów publicznych jako współfinansowanie programów należy klasyfikować do § 205 oraz jako czwartą cyfrę dodać symbol 9 (np. §2059),
3. c) dochody własne JST są sklasyfikowane do właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, wówczas jako czwartą cyfrę klasyfikacji wpisuje się 0.
4. Ponoszone przez Realizatora Projektu wydatki zostaną podzielone na kwalifikowalne (w tym bezpośrednie i pośrednie) zgodnie z zapisami umowy. Wydatki związane z realizacją Projektu stosownie do obowiązujących przepisów w zakresie klasyfikacji budżetowej podlegają wyodrębnieniu, w następujący sposób:

1) wydatki:

1. a) dokonywane w ramach płatności budżetu środków europejskich, należy klasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej np. §401, §430 i jako czwartą cyfrę klasyfikacji dodać symbol 7 (np. §4017, §4307),
2. b) dotyczące kosztów kwalifikowalnych ujętych w umowie o dofinansowanie w wartości Projektu, ponoszonych na realizację Projektu współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu UE, stanowiące krajowy wkład publiczny w realizacji Projektu, np. ze środków z dotacji z budżetu państwa oraz środków własnych JST, należy sklasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków np. §401, §430 dodając czwartą symbol 9 (np. §4019, §4309),
3. Koszty, rozrachunki, wydatki należy wyodrębniać w księgach rachunkowych od momentu powstania zdarzenia. Zaewidencjonowanie tych zdarzeń na wyodrębnionych kontach kosztów i wydatków, z uwzględnieniem wskazanej klasyfikacji budżetowej winno nastąpić w momencie powstania wydatku, w tym także tej części wydatków.

§  8. 1. Karta wzorów podpisów stanowi załącznik Nr 1.

2. Karta wzorów pieczęci stanowi załącznik Nr 2.

§  9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.