Zarządzenia Wójta Gminy Lipno - Kierownika Urzędu Gminy Lipno

Zarządzenie nr W.120.19.2025
Wójta Gminy Lipno

z dnia 31 października 2025 r.

w sprawie: zasad ewidencji i prowadzenia ksiąg rachunkowych środków w związku z realizacją Programu Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej na lata 2025-2026 - obszar 2 ”Zabezpieczenie logistyczne i zapewnienie ciągłości dostaw”

Na podstawie:

1. art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.),
2. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r. poz. 1483),
3. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 342),
4. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jedn. Dz. U z 2022 r. poz. 513 ze zm.),
5. Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.), zwanej dalej „ustawą PZP”.

zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. Środki finansowe na realizację programu będą przekazane przez Wojewodę Wielkopolskiego w formie dotacji.

2. Gmina Lipno jest zobowiązana prowadzić na wydzielonych kodem rachunkowym kontach ewidencję księgową dotyczącą realizacji Programu Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej na lata 2025-2026 - obszar 2 ”Zabezpieczenie logistyczne i zapewnienie ciągłości dostaw” - księgując operacje dotyczące projektu stosować oznaczenie konta kodem rachunkowym o symbolu „249”.
3. Okresem obrachunkowym jest: 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego.
4. W celu prawidłowego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych ewidencję księgową (dekretację) realizowanych operacji prowadzić będzie na szczeblu Gminy – „Organu” i na szczeblu jednostki organizacyjnej - Urzędu Gminy - obsługującej projekt - pracownik na stanowisku księgowości budżetowej.
5. Beneficjentem dofinansowania jest Gmina Lipno, a jednostką obsługującą realizację Projektu - Urząd Gminy Lipno.
6. System ewidencji księgowej (FKB+) w Urzędzie umożliwi wyodrębnienie z systemu księgowego odpowiednich kont syntetycznych i analitycznych (księga pomocnicza) dla realizacji projektu.
7. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych są takie same jak dla Urzędu Gminy Lipno. Konta syntetyczne (symbole i nazwy) wynikają z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2020 roku poz. 342) oraz przepisów wewnętrznych ustalających politykę rachunkowości gminy.
8. Do dokonywania ewidencji zdarzeń gospodarczych w trakcie realizacji projektu ustalam następujące wyodrębnione poprzez kod rachunkowy konta księgowe dla:

1) Budżetu Gminy Lipno Organu:

a) „901 - Dochody budżetu”,

b) „902 – Wydatki budżetu”,

2) Jednostki Urząd Gminy Lipno:

a) „011 – Środki trwałe”,

b) „080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje)”,

c) „129 – Rachunek bieżący jednostki budżetowej – Dochody”

d) „130 – Rachunek bieżący jednostki budżetowej- Wydatki”,

e) „201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,

f) „720 - Przychody z tyt. dochodów budżetowych”,

3) Klasyfikując i księgując wydatki na projekty stosować oznaczenie liczbowe wpisywane po kodzie rachunkowym projektu:

a) „1” – oznacza wydatki kwalifikowane z dotacji,

b) „2” – oznacza wydatki kwalifikowane wkład Gminy,

c) „3” - oznacza wydatki pozostałe niekwalifikowane,

d) „0” - oznacza wydatki poza umową o dofinansowanie.

4) Pozostałe konta i ich funkcjonowanie zgodnie z obowiązującymi planami kont dla budżetu i jednostki.

9. Podstawą zaewidencjonowania zdarzeń gospodarczych będą m.in. następujące dokumenty: Faktura VAT, Faktura korygująca VAT, wyciągi bankowe, sprawozdania okresowe, polecenie księgowania oraz dokumenty o równoważnej wartości dowodowej.
10. Zgodnie z przepisami o sprawozdawczości budżetowej będą sporządzane sprawozdania budżetowe.
11. Ponoszone przez Gminę Lipno wydatki zostaną podzielone na kwalifikowane, niekwalifikowane i poza projektem zgodnie z zapisami umów udzielenia dotacji.
12. Pracownik Organizacyjnego dokonując opisu merytorycznego faktur lub innych dokumentów będących podstawą wydatków w ramach poszczególnych projektów dokonuje podziału kosztów na kwalifikowane, niekwalifikowane i poza umową o dofinansowanie oraz wskazuje kwoty kosztów kwalifikowanych z dotacji i kwalifikowanych będących wkładem Gminy.
13. Koszty, rozrachunki, wydatki należy wyodrębniać w księgach rachunkowych od momentu powstania zdarzenia. Zaewidencjonowanie tych zdarzeń na wyodrębnionych kontach kosztów i wydatków, z uwzględnieniem wskazanej klasyfikacji budżetowej winno nastąpić w momencie powstania wydatku, w tym także tej części wydatków, które podlegają refundacji niezależnie od tego, w jakim okresie ta refundacja nastąpi.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.